Uren

Uren is waar je vastlegt waar je tijd heen ging en waar het bureau ziet wat daarvan facturabel is. Een registratie hangt aan een klant, een project en eventueel een taak; vanaf dat punt rekenen projectbudgetten, retainers en facturen ermee.

Waar je het vindt

Uren in het hoofdmenu is je eigen week. Het teamwerk zit onder Overzicht, met de tabbladen Overzicht (het jaar in één oogopslag), Omzet, Projecten, Medewerkers, Uren (het Urenoverzicht) en Marketing. De klantpagina en de projectpagina dragen elk een paneel Uren. De enige instelling is Instellingen → Uren-typen.

De timer

Rechtsboven staan Omschrijving, Klant, Project en de knop ▶ Starten. De lopende timer blijft met een tikkende teller zichtbaar, waar je in de app ook heen gaat; Stoppen schrijft de registratie weg. Er loopt er maar één per persoon: start je een nieuwe timer, dan wordt de lopende automatisch gestopt en opgeslagen.

Een registratie met de hand

Naast de dag staat het formulier Nieuwe registratie met Van, Tot en Pauze (in minuten), plus Datum, Klant, Project, Taak, Omschrijving en Type. Het veld Duur begrijpt 1:30, 90m of 1,5 en blijft synchroon met de tijden: pas je Tot aan dan verandert de duur mee, typ je een duur dan verschuift Tot. Staat Tot op of vóór Van, dan loopt de registratie door naar de volgende dag, zodat werk over middernacht niet in tweeën hoeft.

Een tijd die je typt is de klok van je kantoor: schakl. leest hem in de tijdzone van je organisatie en slaat een echt tijdstip op. Een registratie die via de API of een AI-agent binnenkomt met een eigen tijdzone (12:40:00+02:00) landt dus op hetzelfde moment, en elke vraag “welke dag is dit” wordt in de tijdzone van je organisatie beantwoord: een regel van 23:30 staat op zijn eigen dag in de weekstaat, het overzicht en op de factuur.

Kies je een project, dan verschijnt eronder Beschikbare uren: verbruikt tegenover budget deze periode, met een balk en wat er nog over is. Komt dat budget uit een retainer, dan staat erbij uit welke afspraak.

Half ingevuld werk blijft staan. Het formulier bewaart per dag automatisch een Concept, zichtbaar als chip boven het formulier en als oranje stipje op het dagtabje; met Verwerpen gooi je het weg. Een concept telt nergens in mee: niet in totalen, niet in goedkeuring, niet in facturatie.

Facturabel volgt het project

Een nieuwe registratie erft Standaard facturabel van het gekozen project. Een project dat door een actief abonnement met inbegrepen uren wordt gedekt, start op Niet facturabel: die uren zijn al betaald. Raak je de knop zelf aan, dan volgt het formulier jouw keuze en overschrijft een latere projectwissel die niet meer.

De weekstaat

Onder de dag staat de Weekstaat: één regel per combinatie klant / project / taak, met dagtotalen en een weektotaal. Bovenin kies je Volledige week of Werkweek (ma–vr); die keuze wordt als persoonlijke voorkeur bewaard. Goedgekeurd verlof krijgt een eigen regel Verlof en telt nooit in de gewerkte totalen mee: verlof wordt nooit als urenregistratie geschreven.

Snel toevoegen en inspreken

Staat onder Instellingen → AI de functie Urenhulp aan, dan verschijnt boven de dag het veld Snel toevoegen: typ er gisteren 14:00-16:30 website Jansen, homepage overleg in en het formulier wordt ingevuld. Daarnaast staat Vul mijn dag aan, dat suggesties doet voor het verschil tussen je rooster en wat er al geboekt is. Is bovendien Spraak naar tekst ingesteld, dan kun je de regel via de microfoonknop inspreken. In alle gevallen vult de AI alleen het formulier in; er wordt niets opgeslagen tot jij op Opslaan klikt.

Goedkeuren en factureren

Overzicht → Uren is de teamlijst. Je filtert op medewerker, klant, project, taak, periode en type, en met de statuspillen op Goed te keuren, Goedgekeurd, Te factureren en Gefactureerd. De totalen onderaan gelden over de hele filterselectie, niet over de zichtbare pagina. In de takenkiezer staan de open taken; afgeronde vind je via het zoekveld. Het filter staat in de URL, dus een urenregel op een klantpagina of het budgetcijfer op een taak opent precies de uren van die taak.

Vink rijen aan en gebruik Goedkeuren, Goedkeuring ongedaan maken of Markeren als gefactureerd. Factureren impliceert goedkeuring: een regel die je op gefactureerd zet wordt meteen goedgekeurd, en draai je de goedkeuring van een gefactureerde regel terug, dan gaat de facturatie mee.

Opgepast

Een goedgekeurde registratie zit op slot voor iedereen zonder het recht Uren goedkeuren. Je krijgt de melding “Goedgekeurde uren zijn vergrendeld”; vraag een beheerder om de correctie.

Rapportages

Overzicht opent op het jaar: omzet excl. en incl. btw tegenover vorig jaar, wat er openstaat, de geboekte uren en hoeveel budgetten over zijn, de maanden in een grafiek, en drie ranglijsten (klanten, projectbudgetten, team) die elk het tabblad openen dat ze uitlegt. Met de pijltjes stap je naar een ander jaar.

• Omzet leest wat er echt gefactureerd is: per maand, per klant en per soort regel, excl. en incl. btw, naast vorig jaar. Alleen uitgegeven documenten tellen, creditnota’s negatief in hun maand. Daaronder staat de waarde van de geboekte uren, met het verschil tussen de twee als eigen tegel.
• Projecten zet per project het budget, de verbranding, de uren en wat die waard zijn naast elkaar, met de budgetbanden (over, bijna op, binnen) erboven.
• Medewerkers (voorheen Productiviteit) zet per collega de uren, het facturabele aandeel, de goedkeuring, het aantal actieve dagen en de waarde naast elkaar.

Staat facturatie uit, dan is omzet de waarde van de facturabele uren. Facturabele uren worden gerekend tegen het uurtarief van de medewerker die ze boekte: het veld Uurtarief op de persoon onder Instellingen → Team & gebruikers, en anders het Standaard uurtarief onder Instellingen → Verlof. Uren van iemand zonder tarief tellen niet mee in het bedrag, en wie helemaal geen tarieven gebruikt krijgt geen tegels van € 0.

Op de klantpagina

Het paneel Uren op een klant groepeert per dag en noemt per regel de collega, de omschrijving, het project en de taak, de duur en of het facturabel is (✓ of —). Het zegt hoeveel van hoeveel registraties het toont en linkt voor de rest naar het Urenoverzicht, gefilterd op deze klant; het project en de taak op een regel openen precies die uren. Via ⋯ corrigeer je een regel ter plekke: je eigen regels, of die van een collega als je dat recht hebt, en een goedgekeurde regel alleen als je mag goedkeuren. Uren boeken in de kop en ＋ Uren schrijven in het paneel openen hetzelfde formulier in een dialoog, met de klant al ingevuld; na opslaan werkt het paneel zich bij.

Uren-typen instellen

1. Ga naar Instellingen → Uren-typen.
2. Klik Nieuw type en vul een label in het Nederlands en het Engels in. De sleutel wordt uit het label afgeleid en verandert daarna niet meer.
3. Sla op. Het type verschijnt als veld Type op het urenformulier en als filter op het Urenoverzicht.

Werk en E-mail staan er standaard in. Een type dat al gebruikt is kun je niet verwijderen; deactiveer het, dan verdwijnt het uit de keuzelijst terwijl de geschiedenis klopt.

Rechten

Per rol in te stellen onder Instellingen → Rollen.

Recht	Wat het geeft	Standaard bij
time.entry.read	Urenregels bekijken	Beheerder (van iedereen), Medewerker (alleen eigen)
time.entry.write	Uren schrijven en bewerken	Beheerder (van iedereen), Medewerker (alleen eigen)
time.entry.approve	Uren goedkeuren, en goedgekeurde uren bewerken	Beheerder
time.entry.invoice	Uren op gefactureerd zetten	Beheerder
time.report.read	Urenoverzicht en rapportages bekijken	Beheerder
time.entry_type.read	Uren-typen bekijken	Beheerder, Medewerker
time.entry_type.manage	Uren-typen beheren	Beheerder

De rol Eigenaar heeft alles. Import en export vragen daarnaast impex.export en impex.import, standaard alleen bij Beheerder.

Goed om te weten

• Export en import staan op het Uren-scherm zelf, beperkt tot de week die je bekijkt. Een import maakt regels aan op jouw eigen urenstaat; goedkeuring en facturatie zijn alleen exportkolommen. Zie Import & export.
• Maandagochtend gaat er een herinnering naar iedereen die de vorige week niets registreerde. Wie die hele week goedgekeurd verlof had, wordt overgeslagen.
• Een concept dat 30 dagen niet is aangeraakt wordt opgeruimd.
• Vanuit een contactmoment boek je meteen uren met het vinkje “Voeg aan mijn uren toe”; klant, project en onderwerp gaan mee.
• Uren is een gelicentieerde module: loopt de licentie af, dan blijft alles leesbaar en exporteerbaar, maar schrijven kan niet meer.

Verder lezen

Projecten Het urenbudget waar de balk Beschikbare uren tegenaan rekent.

Abonnementen Retainers met inbegrepen uren: waar het urenbudget van een project vandaan komt.

Facturatie Wat er met goedgekeurde, facturabele uren gebeurt.

Import & export Urenstaten in en uit een spreadsheet.