Microsoft 365

Je bureau werkt in Microsoft 365: de afspraken staan in Outlook, de opleveringen in een SharePoint-documentbibliotheek of OneDrive en de klantgeschiedenis in de mailboxen van je collega’s. De module Microsoft 365 haalt die drie naar het klantdossier toe, in plaats van iedereen te vragen anders te gaan werken. Het is de Microsoft-tegenhanger van Google Workspace: dezelfde drie oppervlakken, dezelfde regels, en allebei tegelijk koppelen kan.

Waar je het vindt

Instellingen → Microsoft 365 (in de groep Integraties): de instelling voor het hele bureau, met de app-registratie, de onderdelen, de OneDrive-indeling en het Outlook-beleid.
Instellingen → Mijn account, kaart Microsoft-account: hier koppelt elke medewerker zichzelf.
Daarna zie je het terug in Agenda (de bron Outlook-agenda), in het paneel OneDrive op de klant-, project- en taakpagina, en in Interacties.

Microsoft 365 is een gelicentieerde module; onder Instellingen → Integraties heet hij Microsoft 365. Zie Licenties.

Je eigen app-registratie

Elk bureau registreert zijn eigen app in Microsoft Entra. Zo blijft de toestemming binnen je eigen tenant en bepaal jij welke accounttypen mogen koppelen.

Maak in het Microsoft Entra-beheercentrum een app-registratie voor je bureau. Kies bij ondersteunde accounttypen bij voorkeur alleen accounts in deze organisatiemap.
Voeg onder API permissions de gedelegeerde Microsoft Graph-rechten User.Read, offline_access, Calendars.ReadWrite, Files.ReadWrite.All en Mail.Read toe. Geef beheerderstoestemming als je tenant dat vereist.
Maak onder Certificates & secrets een clientgeheim aan en noteer de einddatum: een Entra-geheim verloopt, en op die dag stopt elke koppeling met verversen tot hier een nieuw geheim is opgeslagen.
Open Instellingen → Microsoft 365. Bovenaan staan twee alleen-lezen velden, elk met een knop Kopiëren. Plak de Redirect-URI bij je app-registratie onder Authentication → Web → Redirect URIs. De Meldings-URL is waar Microsoft agendawijzigingen heen stuurt; staat er een toegangsproxy voor je host, laat dan de servers van Microsoft daarnaartoe door.
Vul de Toepassings-id, het Clientgeheim en eventueel de Directory (tenant) in (common, organizations of je eigen directory-id) en sla op. Het geheim wordt versleuteld opgeslagen; laat het veld bij een volgende keer opslaan leeg om het bewaarde geheim te behouden.
Vink onder Onderdelen aan wat je gebruikt: Agenda, OneDrive, Outlook-mail. Alleen wat hier aan staat, wordt straks aan je medewerkers gevraagd.

OneDrive-indeling

Vul de Drive-ID in (de drive waar je klantmappen in staan: de drive-id van een SharePoint-documentbibliotheek, of van een OneDrive), de Bovenliggende map voor klantmappen (ID) en eventueel de Sjabloonmap (ID). Dat zijn ruwe id’s; een mapkiezer is er nog niet. Kies bij Automatiseringsaccount een al gekoppelde collega: het achtergrondwerk draait onder diens toegang. Met Maak automatisch een map voor elke nieuwe klant krijgt elke nieuwe klant zijn eigen map, een kopie van het sjabloon. Voor klanten die er al waren is er Mappen voor bestaande klanten met de knop Mappen aanmaken, die ook een bestaande map met dezelfde naam adopteert.

Outlook-beleid

Onder Nieuwe gekoppelde e-mails kies je tussen “Eigenaar keurt goed voordat de inhoud wordt vastgelegd” (standaard) en “Direct vastleggen, inclusief inhoud”. Vervolgberichten in een gekoppeld gesprek beslist hetzelfde voor een vervolgbericht in een gesprek dat al bij een klant is gefiled. Ook e-mail tussen collega’s oppakken staat uit; interne mail wacht altijd eerst op beoordeling. Het beoordelen zelf staat beschreven bij Contactmomenten.

Elke medewerker koppelt zichzelf

Ga naar Instellingen → Mijn account, kaart Microsoft-account, en druk op Microsoft koppelen. Boven de knop somt “Koppelen geeft toegang tot:” precies op wat er gevraagd wordt. Staat Outlook-mail aan, dan staat er een vinkje Koppel ook mijn mailbox (Outlook) bij.

Eenmaal gekoppeld toont de kaart het gekoppelde adres, de badge Gekoppeld of Aandacht nodig, een lijst van je andere agenda’s om op de Agenda aan te vinken, de schakelaar Mijn e-mail vastleggen in het CRM, het veld Uitgesloten Outlook-categorie (berichten met die categorie worden nooit vastgelegd) en Microsoft-account ontkoppelen. Ontkoppelen verwijdert de bewaarde tokens; Microsoft biedt geen manier om ze van hieruit in te trekken, dus verwijder de toegang van de app ook op myapps.microsoft.com. Wat al is vastgelegd blijft staan.

Wat de drie onderdelen doen

Agenda. Het scherm Agenda krijgt de bron Outlook-agenda met je eigen afspraken, gelezen uit de eigen kopie van schakl. en nooit live bij Microsoft opgehaald. Extra agenda’s die je op de accountkaart aanvinkte krijgen elk een eigen kleur. Andersom wordt goedgekeurd verlof in je eigen Outlook-agenda geschreven als “Verlof: (verloftype)” met de uren per dag in de notities, een ingeplande taak als “(klant): (titel)”, en een beschikbaarheidsdag van een freelancer als vrije of bezette tijd. Trek de aanvraag in, wijs hem af of haal het blok weg en de afspraak verdwijnt weer.

OneDrive. De klant-, project- en taakpagina’s hebben een paneel OneDrive. Je bladert door de klantmap met je eigen Microsoft 365-rechten, maakt submappen met Nieuwe map, uploadt bestanden rechtstreeks vanuit de browser en koppelt bestaande bestanden met Koppelen aan dit record. Ontkoppelen haalt alleen de koppeling weg; Verwijderen uit OneDrive zet het bestand in de prullenbak, waar het nog hersteld kan worden.

Outlook-mail. Elke vijf minuten worden de aangemelde mailboxen verder gelezen vanaf waar de vorige uitlezing bleef: de hele mailbox, dus ook een bericht dat een regel naar een submap verplaatste. Berichten waarvan een deelnemer een bekende contactpersoon buiten het bureau is, komen als “te beoordelen” onder Interacties; pas na goedkeuring van de eigenaar wordt de inhoud opgehaald en met het team gedeeld. Een bericht dat de worker oversloeg haal je met de hand op met een link uit Outlook op het web, een bericht-id of de Message-ID uit “Berichtbron weergeven”, of je zoekt het op in je eigen mailbox op adres, onderwerp en datum. schakl. verstuurt nooit mail via Outlook; uitgaande mail gaat via de transportinstelling onder Instellingen → E-mail.

Rechten

Recht	Wat het opent	Standaardrollen
`microsoft.settings.manage`	De Microsoft 365-integratie beheren, inclusief Mappen aanmaken	Beheerder
`microsoft.connection.manage`	Eigen Microsoft-account koppelen	Beheerder, Medewerker
`microsoft.calendar.read`	Outlook-agenda-afspraken bekijken	Beheerder, Medewerker
`microsoft.onedrive.read`	OneDrive-bestanden bekijken	Beheerder, Medewerker
`microsoft.onedrive.write`	OneDrive-bestanden koppelen en uploaden	Beheerder, Medewerker
`microsoft.onedrive.manage`	OneDrive-map van een record wijzigen of ontkoppelen	Beheerder

Stel ze per rol in onder Instellingen → Rollen.

Goed om te weten

De redirect-URI volgt je eigen hostname. Verhuist de werkruimte naar een ander domein, dan moet de nieuwe URI opnieuw op de app-registratie worden gezet, anders weigert Microsoft de koppeling.
Het clientgeheim verloopt. Entra geeft een geheim hooguit 24 maanden. Verloopt het, dan springt elke koppeling op Aandacht nodig; sla een nieuw geheim op en koppel opnieuw.
De eerste Outlook-uitlezing haalt niets op. Die legt alleen het startpunt vast: bestaande mail wordt niet met terugwerkende kracht opgehaald.
De agenda schrijft maar één kant op, en leest een jaar vooruit. Verlof en ingeplande taken gaan naar Outlook; Outlook-afspraken komen alleen-lezen terug, en een afspraak verder dan een jaar vooruit verschijnt bij de volgende herstart van de cache.
OneDrive-koppelingen zijn verwijzingen. schakl. bewaart de bytes nooit. Verwijder je een bestand in OneDrive, dan wijst de koppeling nergens meer heen.
Automatische klantmappen doen stilletjes niets als niet alles klopt: OneDrive aan, het vinkje aan, een automatiseringsaccount gekozen en een drive-id ingevuld.
Google én Microsoft gekoppeld? Een collega met beide accounts krijgt ingeplande blokken in beide agenda’s, de Agenda tekent twee bronnen en het klantdossier toont een Drive-paneel naast een OneDrive-paneel. E-mail blijft één contactmoment per e-mail, welke mailbox hem ook las.
Het taakadres werkt ook vanuit Outlook. Mailt een collega het taakadres van je bureau (een alias als taak@), dan leest schakl. die mail uit zijn eigen verzonden mail en maakt er een taak van op zijn bord. Een mail die alleen aan het taakadres ging is een opdracht aan het systeem en komt niet op de klanttijdlijn; staat het adres in de Cc van een gesprek met een klant, dan wordt hij allebei.
Roteer de serversleutel niet zomaar. Roteert de beheerder SCHAKL_ENCRYPTION_KEY, dan vervalt elke bewaarde koppeling en moet iedereen opnieuw koppelen.

Lees verder

Google Workspace: dezelfde drie onderdelen op het andere platform.
Contactmomenten: de tijdlijn waar de gekoppelde e-mail op landt.
Verlof: het verlof dat in de Outlook-agenda wordt geschreven.