Klantportaal

Met het klantportaal geef je de contactpersoon van een klant een eigen login in jouw eigen app, onder jouw huisstijl. Die persoon ziet wat er van hem gevraagd wordt en wat jullie voor hem doen, het marketingoverzicht dat jij hebt samengesteld, de rapportages die jij hebt gepubliceerd en de abonnementen, facturen en domeinnamen van zijn eigen bedrijf. Al het andere blijft onzichtbaar; niet omdat iemand een vinkje heeft gezet, maar omdat de koppeling aan zijn bedrijf bepaalt wat hij überhaupt kan opvragen.

Waar je het vindt

Een login geef je op de persoon zelf: Contactpersonen → open de contactpersoon → de kaart Klantportaal.
Het overzicht van alle klantlogins staat onder Instellingen → Team & gebruikers, in de sectie Klantlogins onder je team: per login de klanten waar hij bij hoort en of de toegang nog leeft, met dezelfde acties als op de kaart en een link naar de contactpersoon. Het is een register, geen tweede editor: de persoon bewerk je op zijn eigen pagina.
In Instellingen → Modules heet de module “Klantportaal”.

Iemand uitnodigen

Zorg dat de contactpersoon aan minstens één klant gekoppeld is. Die koppeling is precies wat hij straks mag zien.
Zorg dat hij een eigen e-mailadres heeft. Zonder adres kun je niet uitnodigen: “Deze contactpersoon heeft een e-mailadres nodig voordat je kunt uitnodigen.”
Druk op Uitnodigen voor portaal. Er wordt een account aangemaakt met de rol Klant, gekoppeld aan deze contactpersoon, en er gaat een mail in jouw huisstijl met een link om een wachtwoord in te stellen.
De kaart toont vanaf nu een status: Geen toegang, Uitgenodigd, Actief of Uitgeschakeld. Zolang de status “Uitgenodigd” is, staat er ook een knop Uitnodiging opnieuw versturen.

Wat de klant ziet

De klant logt in op hetzelfde webadres, in dezelfde huisstijl, en komt uit op Jouw dashboard: één kolom, van boven naar beneden. Heeft hij meerdere bedrijven, dan staat er een bedrijfswisselaar boven, met het logo van het gekozen bedrijf, en toont het hele dashboard één bedrijf tegelijk: elke tegel wisselt mee.

Jullie taken: de open taken die bij een van zijn eigen contactpersonen liggen, met wie het is.
Werkzaamheden: het open werk dat jouw bureau op zijn account doet, op urgentie. Een taak staat altijd in precies één van deze twee tegels.
Jullie rapportage: het voorblad van de laatst gepubliceerde rapportage, met openen en downloaden. Een rapportage die nog niet gepubliceerd is, ziet hij nooit.
Marketing: het overzicht dat jouw bureau voor hem heeft samengesteld. Hij mag tegels verplaatsen of weglaten, maar niets toevoegen dat jij niet hebt vrijgegeven.
Mijn abonnementen: wat ze kosten en wanneer de volgende factuur komt, met een eigen pagina per abonnement. Concepten en je interne notities blijven verborgen.
Mijn facturen: openstaande facturen eerst, dan de meest recente, met dezelfde pdf die jij verstuurt. Een factuur met de status Concept ziet hij nooit.
Mijn domeinnamen: de domeinnamen op zijn account en wanneer ze verlengen.

In het menu heet Klanten voor een klantlogin Bedrijven. Wat alleen voor het bureau is, bereikt hem niet: het activiteitenspoor, de labels van een taak, het budget en de verbranding van een project, de herhaalregel achter een ingeplande taak, en kolommen als de registrar van een domein of de hosting van een website.

Meer kan een klant niet wijzigen: reacties op eigen taken, de indeling van zijn eigen dashboard en menu, en zijn eigen meldingen. Dat is het hele schrijfoppervlak.

Wordt een contactpersoon in een reactie genoemd, of komt er een reactie op een taak die bij hem ligt, dan krijgt hij daar bericht van. Een klantlogin krijgt dat standaard meteen per e-mail, want de bel is niet waar een klant woont.

Toegang weer intrekken

Toegang uitschakelen zet de login uit zonder iets weg te gooien: het account, de koppeling en de geschiedenis blijven bestaan, en de knop heet daarna Toegang opnieuw inschakelen. Er is bewust geen knop om een portaallogin te verwijderen.

Inloggen als deze contactpersoon

Zegt een klant “ik kan de rapportage niet vinden”, dan hoef je niet te raden. Op dezelfde kaart staat Inloggen als deze contactpersoon. Je bevestigt eerst en komt dan op het dashboard van de klant terecht, een half uur lang.

Je eigen sessie blijft gewoon open; hij wordt niet vervangen.
Op elk scherm staat een balk: {jij} is ingelogd als {klant}, met een knop Stoppen.
De sessie kan nooit meer dan jijzelf mag. Zie je minder dan de klant zelf ziet, dan zegt de balk dat erbij: “u ziet minder dan zij: alleen wat uw eigen rechten toelaten”.
Het begin en het einde komen op de activiteit van de contactpersoon te staan (“logde in als …”, “beëindigde de sessie als …”), en alles wat je ondertussen wijzigt krijgt jouw naam erbij.

Ben je al als iemand anders ingelogd, dan moet je daar eerst mee stoppen.

Rechten

Recht	Wat het opent	Standaard
`members.member.write`	De hele kaart Klantportaal: uitnodigen, opnieuw versturen, uitschakelen	Beheerder
`portal.login.impersonate`	”Inloggen als de portaallogin van een klant”	Beheerder

Beide stel je per rol in onder Instellingen → Rollen. Inloggen als een klant volgt nooit automatisch uit het beheren van de login: dat zijn twee verschillende dingen. Wie members.member.write niet heeft, ziet de kaart helemaal niet staan.

De uitgenodigde klant krijgt de meegeleverde rol Klant: leesrechten op zijn eigen gegevens, plus reageren op zijn eigen taken.

Goed om te weten

Klantportaal is een gelicentieerde module. Is er geen geldige licentie, dan staat er een slotje op Uitnodigen voor portaal met de melding “Niet inbegrepen”, en opent er een venster dat uitlegt wat je op deze installatie kunt doen. Bestaande klantlogins blijven ondertussen gewoon werken; een verlopen licentie maakt de module alleen-lezen, niet onbruikbaar.
Een klantlogin die aan geen enkel bedrijf gekoppeld is, ziet niets, hoeveel rechten de rol ook heeft. Instellingen → Team & gebruikers zet er daarom het label Ziet geen klanten bij, en in het register Klantlogins staat “Aan geen enkele klant gekoppeld: deze login ziet niets.”
Alleen contactpersonen kunnen vandaag een portaallogin krijgen.
Een contactpersoon buiten je eigen klantgroepen bestaat voor jou niet: je krijgt “niet gevonden” in plaats van “geen toegang”.

Verder lezen

Contactpersonen Het adresboek waar de kaart Klantportaal op staat.

Klanten Het klantdossier waar de contactpersonen aan hangen.

Meldingen De bel, de inbox en waar meldingen naartoe gaan.