Abonnementen
Een abonnement is een terugkerende afspraak met een klant: hosting, onderhoud, een SEO-retainer. Het legt vast wat het kost, hoe vaak het factureert en hoeveel uren erin zitten, en het beantwoordt de vraag wat er maandelijks doorloopt. Iets wat je één keer verkoopt, zoals de bouw van een website, is ook een afspraak, met het interval Eenmalig.
Waar je het vindt
Section titled “Waar je het vindt”Abonnementen in het hoofdmenu. Boven de sectie staan tabbladen: de lijst zelf, Standaardabonnementen en Abonnementstypes. Die twee zie je alleen met de bijbehorende beheerrechten; Instellingen → Abonnementen leidt naar hetzelfde scherm. De klantpagina, de projectpagina en de websitepagina dragen elk een paneel Abonnementen.
De lijst is verdeeld in secties per standaardabonnement, met de klant als eerste kolom; een klik op de klant opent het abonnement, de klantpagina zit in het ⋯-menu. Een Volgende factuur die al voorbij is, staat als verlopen deadline, en de tegel Factuurdatum verstreken opent Nog te factureren met alleen de abonnementen.
Bovenaan de lijst staan Maandelijks terugkerende inkomsten, Jaarlijks terugkerende inkomsten en het aantal Actieve abonnementen. Eronder filter je op klant, op status en op je eigen typen.
Een abonnement aanmaken
Section titled “Een abonnement aanmaken”Vanaf de klantpagina gaat het het snelst: de ＋ op het paneel Abonnementen opent hetzelfde formulier in een venster, met de klant al ingevuld en bij de projecten alleen die van deze klant. Na opslaan sta je nog steeds op de klantpagina. Vanuit de lijst werkt het zo:
- Klik Nieuw abonnement, eventueel na een keuze bij Vanuit standaardabonnement: dat vult het formulier voor.
- Vul Naam, Klant en Type in. Verkoopt de afspraak iets uit je prijslijst, kies het dan bij Product: dat vult de naam en het bedrag in, en die blijven allebei aan te passen.
- Zet Status (Concept, Actief, Gepauzeerd of Opgezegd), Interval (Maandelijks, Per kwartaal, Jaarlijks of Eenmalig), Bedrag, Inbegrepen uren en de Startdatum.
- Kies bij Automatisch factureren hoe ver de facturatie zelf gaat, of laat het op Instelling van de organisatie volgen.
- Koppel bij Gekoppelde projecten de projecten waarvan de uren tegen de bundel tellen.
Een nieuw abonnement staat standaard op Actief. De Volgende factuur wordt dan zelf afgeleid: de eerstvolgende periodegrens vanaf de startdatum die nog moet komen, dus een afspraak die al jaren loopt begint niet met een stapel periodes uit het verleden. Pas in het bewerkformulier is die datum zichtbaar en aan te passen; een datum die je zelf invult wordt altijd gevolgd.
Is er al gefactureerd in je vorige systeem, vul dan Gefactureerd tot in. Periodes die op of vóór die datum eindigen worden nergens meer aangeboden en nooit aangemaakt, ook niet door de nachtelijke run. Een abonnement dat via een import binnenkomt krijgt bewust de status Concept, zodat een bulkimport niet stilzwijgend gaat factureren.
De prijs heeft een geschiedenis
Section titled “De prijs heeft een geschiedenis”Het Bedrag is geen veld dat je overschrijft: elke prijswijziging voegt een regel toe met een ingangsdatum. Daardoor wordt een factuur van vorig jaar nooit met terugwerkende kracht herprijsd, en rekent de factuurcyclus met de prijs die op de factuurdatum gold.
Voor een ronde prijsverhoging gebruik je Prijsverhoging boven de lijst, of Prijs verhogen in het ⋯-menu van een rij. Je kiest de Aanpassing (percentage erbij, vast bedrag erbij, of een nieuw bedrag instellen), een Ingangsdatum en het Bereik: alle abonnementen, één type, één abonnement of één standaardabonnement. Optioneel werk je de prijzen van de standaardabonnementen mee bij. Je krijgt eerst een Voorbeeld met per abonnement het huidige en het nieuwe bedrag; pas bij Doorvoeren wordt er iets geschreven. Opgezegde abonnementen worden overgeslagen, ook als je er direct op richt.
Inbegrepen uren en projecten
Section titled “Inbegrepen uren en projecten”Bij Gekoppelde projecten koppel je de projecten waarop het werk voor deze afspraak geboekt wordt. Dat heeft twee gevolgen:
- Het project haalt zijn urenbudget uit de afspraak in plaats van uit een eigen veld. Het budgetveld op het project is dan op slot en meldt “Uren komen van abonnement”. Dekken meerdere afspraken hetzelfde project, dan worden ze opgeteld.
- Werk op zo’n project staat standaard op Niet facturabel: de retainer betaalt het al.
Een niet-maandelijkse afspraak wordt naar de maand omgerekend: 30 inbegrepen uren per kwartaal geven het project 10 uur per maand, en de budgetperiode wordt maandelijks. Alleen actieve abonnementen met inbegrepen uren tellen mee. Op de projectpagina laat het paneel Abonnementen zien wat er deze periode van de bundel verbruikt is en of je eroverheen zit.
De factuurcyclus
Section titled “De factuurcyclus”Eén keer per dag kijkt schakl. welke actieve abonnementen hun Volgende factuur bereikt hebben. Voor elk daarvan wordt de periode klaargezet met de prijs die op die datum gold, en schuift de volgende factuurdatum één periode door. Ligt die datum meerdere periodes terug, dan worden ze in dezelfde run allemaal ingehaald, niet één per nacht. Wat de run gaat factureren staat vooraf al op Nog te factureren. Wat er vervolgens gebeurt, hangt af van Automatisch factureren:
| Niveau | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Uit | Er wordt niets aangemaakt; de periode blijft openstaan en je voegt hem zelf toe in de factuureditor. |
| Concept klaarzetten | Er verschijnt een conceptfactuur; jij controleert en verstuurt. |
| Klaarzetten en definitief maken | De factuur krijgt ook nummer en vervaldatum, maar wordt niet gemaild. |
| Klaarzetten, definitief maken en mailen | De factuur gaat met pdf naar de klant zonder tussenkomst. |
De cyclus schuift altijd door, ook op Uit: een periode die niemand factureerde blijft openstaan en wordt in de factuureditor aangeboden, dus je verliest hem niet. Een concept, een gepauzeerde en een opgezegde afspraak factureren niet.
Eenmalig verkocht
Section titled “Eenmalig verkocht”Een eenmalige verkoop (de bouw van een website, een logo, een migratie) is een abonnement met het interval Eenmalig. Het heeft geen cyclus: het wordt één keer gefactureerd, op de startdatum (of vandaag, als die al voorbij is), en het krijgt alles wat een afspraak heeft: een standaardabonnement om vanuit te beginnen, een type waarvan de taaksjablonen bij activatie uitrollen, gekoppelde projecten, notities met variabelen en je eigen velden. Zodra een factuur het in rekening brengt, of de nachtelijke run hem klaarzette of jij hem in de factuureditor koos, gaat het vanzelf naar Afgerond. Verwijder, annuleer of crediteer je die factuur volledig, dan gaat het weer open. Een eenmalige afspraak telt nooit mee in MRR of ARR.
Een standaardabonnement en een afspraak kunnen het Product uit je prijslijst noemen dat ze verkopen. Dat legt vast wat er verkocht wordt, het is geen koppeling die prijzen gelijk houdt: een nieuwe prijs voor het product verandert later niets aan de afspraak. Onder Instellingen → Facturatie heeft Producten en diensten een kolom In gebruik die telt hoeveel abonnementen en standaardabonnementen elk product noemen.
Vooraf of achteraf
Section titled “Vooraf of achteraf”Welke periode een factuur op zijn factuurdatum dekt, heet Facturering:
- Vooraf: de periode ná de factuurdatum. Gebruikelijk voor hosting en licenties: je factureert op 16 mei het jaar dat dan begint.
- Achteraf: de periode vóór de factuurdatum. Gebruikelijk voor een retainer die wordt gefactureerd als de maand geleverd is. Dit is de standaard.
Je stelt het in op het abonnementstype. Een standaardabonnement mag het type overschrijven, en één abonnement mag voor zichzelf nog anders kiezen (“Volg het standaardabonnement of type” laat het weer volgen), voor een afspraak die met deze klant anders is gemaakt. Het abonnement toont welke kant het op factureert, en of dat op het abonnement zelf is ingesteld.
Op de pagina van een abonnement staat het paneel Gefactureerde termijnen: welke periodes al op een factuur staan, en op welke.
Een abonnement aan een website koppelen
Section titled “Een abonnement aan een website koppelen”Een hostingafspraak houdt een website online, en de website kan zeggen welke. Bij een type zet je Dekt websites aan (het meegeleverde type Hosting heeft het al aan); abonnementen van dat type kun je dan aan websites van dezelfde klant koppelen:
- in het abonnementsformulier, bij Websites, dat alleen de websites van de gekozen klant aanbiedt;
- of op de websitepagina, in het paneel Abonnementen: kies een lopende afspraak van die klant, of maak met ＋ een nieuwe aan met klant en website al ingevuld.
Het abonnement toont onder Dekt welke websites erbij horen. Zet je het vinkje later uit bij het type, dan blijven bestaande koppelingen staan tot je ze zelf verwijdert.
Standaardabonnementen en typen
Section titled “Standaardabonnementen en typen”Een standaardabonnement is een voorbeeld waarmee je het aanmaakformulier voorvult, zoals “Hosting Basis, € 25 per maand, 1 uur inbegrepen”. Je maakt ze op het tabblad Standaardabonnementen, of je slaat een bestaande afspraak op via Opslaan als standaardabonnement in het ⋯-menu. Ze leggen ook de Opzegtermijn (dagen) vast. Hernoem je een standaardabonnement, dan gaan de abonnementen die die naam nog dragen mee en meldt het scherm hoeveel dat er waren; geef je een abonnement een eigen naam, dan volgt het niet langer. De prijs van een standaardabonnement aanpassen verandert nooit de prijs van een bestaand abonnement.
Abonnementstypes zijn je eigen categorieën (hosting, onderhoud, SEO), met een label per taal, een volgorde en een actief/inactief-schakelaar. Belangrijker: een type draagt taaksjablonen bij activatie. De eerste keer dat een abonnement van dat type actief wordt, worden die taken op de klant aangemaakt. Dat gebeurt precies één keer per afspraak, dus pauzeren en hervatten levert geen tweede onboarding op.
Notities met variabelen
Section titled “Notities met variabelen”Het veld Notities kent variabelen die als token bewaard blijven en pas bij het tonen worden
ingevuld: {{company_name}}, {{subscription_name}}, {{type}}, {{amount}}, {{interval}},
{{included_hours}}, {{start_date}} en {{brand_name}}. Tijdens het bewerken staat er een
Voorbeeld onder het veld. In een standaardabonnement werken ze ook: daar worden ze ingevuld op
elk abonnement dat het gebruikt.
Notities zijn standaard intern. Zet je bij een standaardabonnement Notities op de factuur aan,
dan worden ze onder de regels van elke factuur van zijn abonnementen afgedrukt, met de variabelen
ingevuld op het moment dat de factuur ontstaat: een bedrag staat erin als € 25,00, net als op
de rest van de factuur, en een latere prijswijziging herschrijft geen verstuurde factuur. Eén
abonnement kan het voor zichzelf anders instellen (Op elke factuur afdrukken of Alleen
intern). Koppen, lijsten, tabellen en citaten uit de editor worden op papier netjes opgemaakt.
Rechten
Section titled “Rechten”Per rol in te stellen onder Instellingen → Rollen.
| Recht | Wat het geeft | Standaard bij |
|---|---|---|
subscriptions.subscription.read | Abonnementen bekijken | Beheerder; Klant alleen de eigen |
subscriptions.subscription.write | Abonnementen beheren | Beheerder |
subscriptions.subscription.delete | Abonnementen verwijderen | Beheerder |
subscriptions.type.manage | Abonnementstypes beheren | Beheerder |
subscriptions.template.manage | Standaardabonnementen beheren | Beheerder |
Lezen staat bewust niet standaard bij Medewerker: wat een klant betaalt is commercieel gevoelig. Je kunt het per rol verruimen. De rol Klant ziet in het portaal alleen de lopende abonnementen van zijn eigen bedrijf, zonder concepten en zonder je interne notities. De rol Eigenaar heeft alles.
Goed om te weten
Section titled “Goed om te weten”- Een abonnement verwijderen neemt de prijshistorie en de factuurregels mee. Wil je alleen stoppen met factureren, zet de status dan op Gepauzeerd of Opgezegd: de afspraak en haar geschiedenis blijven bestaan.
- Op de klantpagina blijft het paneel Abonnementen leeg voor wie geen leesrecht heeft, in plaats van een foutmelding te geven.
- Import en export kennen drie lijsten: abonnementen (bijgewerkt op naam), abonnementstypes (op sleutel) en standaardabonnementen (op naam). Factuurregels en project- of taakkoppelingen zitten er bewust niet in. Zie Import & export.
- Abonnementen is een gelicentieerde module: loopt de licentie af, dan blijft alles leesbaar en exporteerbaar, maar schrijven kan niet meer.