Vergaderingen

Een overleg met een klant levert afspraken op, en afspraken die niemand opschrijft zijn na een week weg. Met Vergaderingen neem je het overleg op; de spraakprovider van je organisatie schrijft het uit, je eigen AI stelt het verslag op met de besluiten en actiepunten, en het verslag staat meteen als contactmoment op de tijdlijn van de klant. Het blijft aan te passen zolang de vergadering bestaat: elke correctie wordt vanzelf opgeslagen en het contactmoment volgt mee. Een taak maak je per actiepunt, waarbij schakl. het formulier invult uit wat er gezegd is.

Waar je het vindt

Hoofdmenu Vergaderingen: elke opgenomen vergadering, nieuwste eerst, met zoeken in titels en transcripten en een filter op klant. Vanaf hier start je Vergadering opnemen.
Het paneel Vergaderingen op de klantpagina, met per vergadering het aantal actiepunten.
Instellingen → Vergaderingen: de toestemmingsverklaring, het notulendocument en jullie huisregels voor de notulen.
Instellingen → AI: de functie Vergadertranscripten en verslagen en de spraakaanbieder.

Voordat je begint

Opnemen vraagt twee dingen onder Instellingen → AI, en zonder die twee tekent schakl. geen opnameknop maar een melding die zegt wat er ontbreekt:

De functie Vergadertranscripten en verslagen staat aan. Het is een eigen schakelaar, los van de andere AI-functies: een vergadering bestaat grotendeels uit de woorden van anderen, en die gaan in hun geheel naar een model.
Er is een Spraakaanbieder ingesteld die kan uitschrijven, met een eigen sleutel. Kies voor vergaderingen een model dat sprekers onderscheidt: Mistral (Voxtral) met voxtral-mini-latest (drie uur in één verzoek) of OpenAI gpt-4o-transcribe-diarize (25 minuten per verzoek). gpt-4o-transcribe, gpt-transcribe en whisper-1 geven alleen de woorden terug; de recorder zegt dat boven de opnameknop, zodat je het niet pas na afloop ontdekt.

Een opname die langer is dan de aanbieder in één verzoek aanneemt, wordt in delen geknipt en deel voor deel uitgeschreven. De delen overlappen anderhalve minuut, en waar het model dat kan (OpenAI’s diarize-model) krijgt elk deel een kort fragment mee van elke stem die de eerdere delen al hoorden, zodat één persoon over de knippen heen één label houdt. Is een koppeling niet zeker, dan houdt een spreker een eigen label: het kan dus misgaan als één persoon onder twee labels, nooit als twee mensen samengevoegd tot één. De vergaderpagina zegt in hoeveel delen de opname is uitgeschreven en of de sprekers over de delen heen gekoppeld zijn. Met Voxtral is een vergadering tot drie uur één verzoek en speelt dit niet.

Een vergadering opnemen

Open Vergaderingen en klik Vergadering opnemen.
Vul de Klant in (de actiepunten worden taken van deze klant), eventueel het Project, en een Titel. Laat je de titel leeg, dan noemt schakl. de vergadering naar de klant en de datum, en daarna naar wat er besproken is zodra het verslag er is; een ✦ naast de titel zegt dat schakl. hem koos, en een titel die je zelf typt, blijft altijd staan.
Vul in Wie zit er aan tafel: collega’s, contactpersonen van de klant, of onder Anders een naam. Jij staat er zelf al bij. Het verslag zet elk actiepunt op naam van wie het oppakte.
Kies de Soort (Op locatie of Online) en Wat wordt opgenomen: Microfoon voor een overleg in de ruimte, Browsertabblad voor een Meet-, Teams- of Zoom-gesprek in deze browser (plus je microfoon), of Bestand uploaden voor een opname die je al hebt.
Vink aan: Ik heb iedereen in deze vergadering verteld dat er wordt opgenomen. Eronder staat wat je zegt: waarom (het verslag), wie het leest (je team) en hoe lang de audio bewaard blijft.
Klik Opname starten. Het scherm toont de klok en Opgeslagen tot …. Klaar? Klik Stoppen en uitschrijven.

Tijdens het opnemen stuurt de browser elke minuut een stuk naar de server (het eerste al na een paar seconden). Een vastgelopen tabblad kost zo hooguit een minuut, niet de vergadering. Weigert de server een stuk, omdat de verbinding even wegvalt of schakl. net wordt bijgewerkt, dan probeert de browser het tot tien minuten lang opnieuw terwijl de opname doorloopt; het scherm zegt dan in oranje Verbinding herstellen…. Pas als dat niet lukt, wordt de melding rood met Opnieuw opslaan. Wil je de pagina verlaten terwijl er een opname loopt, dan vraagt schakl. eerst of dat de bedoeling is.

Wordt de opname zelf onderbroken (een vergrendelde telefoon bevriest het tabblad, een inkomend gesprek neemt de microfoon over), dan vraagt schakl. de microfoon opnieuw zodra dat kan, tot tien minuten lang, en neemt verder op in dezelfde vergadering; het scherm zegt intussen in oranje dat de opname wordt hervat. Hoeveel er gemist is, wordt gemeten, staat op de vergaderpagina (1 min 32 s niet opgenomen vanaf 1:47:50) en gaat mee naar het verslag, zodat een gat nooit stil blijft. Een opname van een browsertabblad kan niet zonder klik hervat worden en eindigt bij de onderbreking.

Daarna doorloopt de vergadering de statussen In de wachtrij, Wordt uitgeschreven en Verslag wordt geschreven tot Verslag klaar. Een lange vergadering duurt een paar minuten; je kunt de pagina verlaten. Is het verslag er, dan staat het al als contactmoment op de tijdlijn van de klant (Afspraak op locatie of Online afspraak), vastgelegd op naam van wie de vergadering opnam en met de contactpersonen van de klant die erbij waren, en krijg je een melding, standaard ook per mail: De notulen van een vergadering die ik opnam staan klaar. Gaat er iets mis, dan staat de vergadering op Mislukt met de reden en een knop Opnieuw proberen.

Aan het verslag werken

Er is geen nakijkstap en geen bevestigknop: de vergaderpagina toont het verslag naast het transcript en de opname, en je past het aan waar je het leest, wanneer je maar wilt. Elke wijziging wordt vanzelf opgeslagen; naast de titel staat Opslaan…, Opgeslagen of, als opslaan mislukte, Niet opgeslagen met Opnieuw proberen. Het contactmoment bij de klant volgt elke wijziging van het verslag, de titel, waar het is vastgelegd en de deelnemers. Klant, project en soort worden opgeslagen zodra je ze kiest.

Elk tekstveld is opmaakbare tekst waarin je ook een afbeelding kunt plakken:

Samenvatting: een korte weergave van het overleg.
Besproken: één veld met een kop per onderwerp en eronder wat erover is gezegd.
Besluiten, Actiepunten en Open vragen, elk met een knop om er een toe te voegen.
Onder elk besluit en actiepunt staat het citaat uit het transcript waarop het steunt, met het tijdstip. Staat dat citaat niet in het transcript, dan blijft het punt staan met het label Niet in het transcript gevonden, en de pagina zegt hoeveel het er zijn. Lees zulke punten na voordat je erop vertrouwt.

De actiepunten staan per kant en per persoon: Voor ons onder elke collega, Voor de klant onder elke contactpersoon, en Overig. Per actiepunt kies je Wie pakt het op, een Deadline en een Toelichting. Een toezegging van de klant komt in het verslag, niet op jullie bord.

Een taak uit een actiepunt

Naast een actiepunt opent Taak maken met schakl een paneel waarin schakl. de taak heeft ingevuld uit de woorden rond dat punt in het transcript: de titel, wat er moet gebeuren, de stappen die genoemd zijn, de deadline zoals die werd uitgesproken en wie het oppakt, met de klant en het project van de vergadering. Je controleert het naast het citaat en klikt Taak aanmaken; eerder wordt er niets aangemaakt. Een actiepunt van een contactpersoon van de klant wordt een taak voor die contactpersoon (wachten op de klant). De taak gaat door de module Taken, met haar eigen regels en rechten; het actiepunt toont daarna Taak openen, en het contactmoment noemt de taak. Van elk actiepunt wordt hooguit één taak gemaakt.

Uren en de kaart Vastgelegd

Uren registreren boekt de vergadering op de urenstaat van de collega’s die je aanvinkt: één urenregel per persoon, voor de lengte van de opname tenzij je een andere duur typt, met een regel die het verslag voorstelt, gekoppeld aan het contactmoment. Elke regel staat in het venster voordat je op de knop drukt, want uren die iemand anders boekte zijn anders een verrassing op je urenstaat.

De kaart Vastgelegd naast het verslag toont de drie dingen die de vergadering elders vastlegde: het contactmoment (Contactmoment openen), de taken uit actiepunten en de uren. Werd het automatisch vastleggen geweigerd (bijvoorbeeld omdat die soort contactmoment uit staat), dan zegt de kaart Staat nog niet op de tijdlijn van de klant en biedt Als contactmoment vastleggen, dat zegt waarom als het opnieuw wordt geweigerd.

Sprekers, opnieuw opstellen en het AI-vak

Naast het transcript koppel je de deelnemers aan hun sprekerlabel (S1, S2 …) en klik je Deelnemers opslaan. Het gewone geval is dat je dat pas na het eerste concept doet; Verslag opnieuw opstellen schrijft het verslag dan opnieuw over hetzelfde transcript, met de mensen erbij, zonder nieuwe transcriptie en dus zonder nieuwe audiokosten.

Het vak Deze vergadering in woorden aanpassen past de vergadering aan in jouw woorden, bijvoorbeeld zet de klant op Nova, S2 is Jan Jansen, voeg een actiepunt toe voor Sanne: logo sturen, deadline vrijdag. Het wijzigt titel, klant, project, soort en datum, wie er waren en welk sprekerlabel ze zijn, en elke regel van het verslag. Alles wordt onder jouw naam doorgevoerd, net als een gewone bewerking.

Downloaden

Downloaden opent Notulen downloaden. Vink aan welke hoofdstukken erin moeten: wie er waren, samenvatting, besproken, besluiten, actiepunten, open vragen, de onderbouwing onder besluiten en actiepunten (citaat en tijdstip), en het volledige transcript als bijlage. Het transcript staat uit tenzij je het aanvinkt. Voorbeeld openen toont precies de pagina die Pdf downloaden afdrukt.

In de pdf staan de aanwezigen onder de naam van je bureau en die van de klant, met een profielfoto of initialen. Actiepunten staan per kant onder de persoon die ze oppakte, en een punt dat niet in het transcript is gevonden, blijft ook op papier zo gemarkeerd.

Onder Transcript als bestand download je alleen de woorden, met sprekers en tijdstippen: als Tekst (.txt), Markdown (.md) of ondertitels (.srt, .vtt) voor een video-editor.

Op een telefoon speelt de opname gewoon af; kan een browser het formaat niet afspelen (Safari speelt geen WebM), dan staat er een link om het bestand te downloaden.

Instellingen → Vergaderingen

Voor beheerders, onder Instellingen → Vergaderingen:

Opnemen: Vraag om de toestemmingsverklaring voordat een opname begint (standaard aan). Heeft je bureau hier een eigen procedure voor, dan zet je het uit; het vinkje en de controle vervallen dan samen.
Notulen geschreven door AI: Huisregels voor de notulen, jullie eigen schrijfinstructie (toon, lengte, wat er altijd in moet). Het model krijgt die als stijl, nooit als vrijbrief om iets toe te voegen wat er niet gezegd is.
Het notulendocument: het Ontwerp (Standaard of Eigen HTML, Jinja en CSS in een sandbox zonder netwerktoegang), de Accentkleur, een Kopafbeelding, een Afsluitende regel, profielfoto’s naast namen aan of uit, en de Standaard aangevinkte hoofdstukken. Het voorbeeld ernaast tekent jullie meest recente notulen met deze instellingen.

Rechten

Per rol in te stellen onder Instellingen → Rollen. Standaard:

Recht	Wat het doet	Standaard bij
`meetings.meeting.read`	Vergaderingen en verslagen bekijken	Beheerder, Medewerker
`meetings.meeting.write`	Vergaderingen opnemen en verslagen nakijken	Beheerder, Medewerker
`meetings.meeting.delete`	Vergaderingen verwijderen	Beheerder
`meetings.settings.manage`	Vergaderinstellingen beheren	Beheerder

Wat de vergadering elders vastlegt, vraagt ook de rechten van die modules: het contactmoment wordt vastgelegd met de rechten op contactmomenten van wie opnam, een taak vraagt het recht om taken aan te maken, en uren boeken voor een collega vraagt het recht om diens uren te schrijven. Een weigering staat waar hij optreedt: op de kaart, in het takenpaneel of in het urenvenster.

Privacy en bewaren

De audio wordt 30 dagen nadat het verslag er is verwijderd (het verslag opnieuw opstellen start die termijn opnieuw); het transcript en het verslag blijven. Wie verslagen mag aanpassen, kan de audio eerder verwijderen met Audio verwijderen.
Een opname is te beluisteren door wie de vergadering mag zien, en niet door iemand anders die toevallig het bestand zou kunnen aanwijzen.
Een klant ziet nooit een vergadering. Een klantportaal-login krijgt een lege lijst, geen paneel en geen opname of transcript, ook niet als iemand de rol Klant het leesrecht geeft. Wat de klant toekomt is het contactmoment, onder de regels van Contactmomenten.
Een medewerker die tot een klantgroep beperkt is, ziet alleen de vergaderingen van die klanten.
Een vergadering verwijderen haalt de audio, het transcript en het verslag weg; het contactmoment, de taken en de uren die er al uit vastgelegd zijn, blijven.

API en MCP

Alles wat het scherm doet, gaat via de API onder /api/v1/meetings, en is daarmee ook een tool op de MCP-server: een vergadering aanmaken, de opname in stukken posten (base64 in JSON, dus een AI-client kan dat ook), afronden, deelnemers zetten, het verslag opslaan, opnieuw opstellen, het contactmoment vastleggen, een taak uit een actiepunt laten opstellen en aanmaken, de uren registreren, de pdf en het transcript ophalen. Het transcript komt standaard als JSON met per regel het tijdstip en de naam van de spreker; format=txt|md|srt|vtt levert een bestand.

Voor de assistent zijn er drie leestools: meetings.find, meetings.transcript en meetings.minutes, alle drie achter meetings.meeting.read.

Verder lezen

Contactmomenten: waar het verslag terechtkomt
Taken: waar een taak uit een actiepunt terechtkomt
AI: de provider, de spraakaanbieder en het budget