Meldingen
Een bureau draait op dingen die anderen doen: een taak komt bij een collega terecht, een project loopt door zijn budget heen, iemand vraagt verlof aan, je urenregistratie is vrijdag nog leeg. schakl. maakt daar een bel van die je ook echt leest, en laat iedereen per gebeurtenis kiezen of het daarnaast nog in de mailbox of in Slack terechtkomt, en of dat meteen gebeurt of in één overzicht per dag.
Waar je het vindt
Section titled “Waar je het vindt”- De bel in de bovenbalk, op elk scherm, met het aantal ongelezen meldingen.
- Meldingen, de volledige lijst, via “Alles bekijken” in de bel.
- Instellingen → Meldingen (onder “Mijn instellingen”): jouw eigen instellingen, jouw eigen kanalen en Browsermeldingen per apparaat. Iedereen heeft dit scherm.
- Instellingen → Standaardmeldingen (groep “Integraties”): wat iedereen overneemt, plus de gedeelde kanalen van de organisatie. Alleen voor beheerders.
De bel en de lijst
Section titled “De bel en de lijst”De bel toont je meest recente ongelezen meldingen, met Alles gelezen, Meldingsinstellingen en Alles bekijken. Het scherm Meldingen toont de kolommen Melding, Onderwerp, Door en Wanneer, gegroepeerd per dag (Vandaag, Gisteren). Je filtert op Alles of Ongelezen en op type (Taak, Project, Klant, Verlof, Urenregistratie, Contactmoment). Per rij kun je Markeer als gelezen en weer terug, en bovenaan staat Alles als gelezen markeren.
Een melding openen brengt je naar het record waar hij over gaat, en markeert hem als gelezen (een melding die je in een achtergrondtabblad opent, niet). Gaat hij over een reactie op een taak, dan opent de taak op precies die reactie, met ingeklapte reacties opengeklapt en het antwoordvak eronder klaar. Een urenherinnering opent de week die nog leeg was.
Waarvoor je een melding krijgt
Section titled “Waarvoor je een melding krijgt”De gebeurtenissen zijn gegroepeerd zoals in het instellingenscherm. Welke je ziet, hangt af van de modules die je organisatie draait: zonder verlofmodule zijn er geen verlofrijen.
| Groep | Bijvoorbeeld |
|---|---|
| Taken (11) | Iemand @noemt me in een reactie, iemand antwoordt op mijn reactie, een e-mail die ik naar het taakadres stuurde is een taak geworden |
| Projecten (3) | Een project verbruikt zijn budget |
| Klanten (3) | Een klant verandert van status |
| Verlof (3) | Iemand vraagt verlof aan |
| Uren (2) | Mijn urenregistratie is nog leeg |
| Contactmomenten (2) | Een e-mail wacht op mijn beoordeling |
| Vergaderingen (2) | Het verslag van mijn opname staat klaar, of de opname is niet aangekomen |
| SnelStart (1) | De facturen van vannacht zijn niet in de boekhouding aangekomen |
Daarnaast kan een automatiseringsregel een melding sturen. Die staat niet in de tabel hieronder: een regel zet je uit in de regel zelf.
De tabel: wie krijgt wat, en wanneer
Section titled “De tabel: wie krijgt wat, en wanneer”Onder Instellingen → Meldingen staat bij Per gebeurtenis één rij per gebeurtenis, met:
- In-app: een vinkje Aan, een Bezorging en een Vertraging (min).
- E-mail: een Bezorging en een Vertraging (min).
- Browser: browsermeldingen op de apparaten die je hebt aangezet (zie hieronder).
- Eén kolom per kanaal dat je zelf hebt gekoppeld.
- Waarde van: waar deze rij zijn waarde vandaan haalt, als Standaard, Organisatie of Eigen instelling. Met Terug naar overgenomen haal je jouw eigen afwijking weer weg.
Bezorging is steeds Uit, Direct, Elk uur, Dagelijks overzicht of Wekelijks overzicht. Boven elke kanaalkolom zet “Alles instellen…” die hele kolom in één keer; Alle e-mail instellen op en Alle browsermeldingen instellen op doen dat voor de e-mail- en de browserkolom.
Standaard staat in-app alles aan. Een korte lijst komt meteen binnen (toewijzingen, @vermeldingen, een antwoord op je eigen reactie, te late taken, ingeplande taken, de bevestiging van het taakadres, alle drie de verlofgebeurtenissen, een e-mail die op beoordeling wacht en een klaarstaand vergaderverslag); de rest komt in het dagelijkse overzicht van 08:00 uur, op de klok van je organisatie (Instellingen → Huisstijl → Tijdzone). Browsermeldingen volgen dezelfde lijst: wat meteen binnenkomt, gaat ook naar je apparaat, en het dagoverzicht niet. E-mail staat uit tot iemand hem aanzet, met één uitzondering: een vergaderverslag dat klaarstaat (of een opname die niet aankwam) mailt standaard meteen, omdat wie opnam vaak al niet meer achter zijn bureau zit.
Onder Algemeen staan Bijna verlopen (dagen) (standaard 3), Stille uren vanaf / tot, het E-mailschema en het Schema browsermeldingen: de Tijd en de Dag waarop jouw dagelijkse en wekelijkse overzichten vertrekken.
Stille uren gelden voor e-mail, chatkanalen en browsermeldingen: wat binnen die uren valt, wacht tot ze voorbij zijn, op de klok van je organisatie en ook als de uren over middernacht lopen. De bel blijft ongemoeid; die onderbreekt je toch niet.
Browsermeldingen
Section titled “Browsermeldingen”Een browsermelding bereikt je telefoon of een dichtgeklapte laptop, ook als schakl. niet open staat. Je zet ze per apparaat aan onder Instellingen → Meldingen → Browsermeldingen → Aanzetten op dit apparaat; de browser vraagt dan zelf om toestemming. Dat is meteen de keuze: vanaf dan komen de dringende gebeurtenissen (de lijst hierboven die meteen binnenkomt) op dat apparaat binnen, en in de kolom Browser pas je dat per gebeurtenis aan.
- Test versturen stuurt een testmelding naar al je apparaten.
- Onder Je apparaten zie je waar het aan staat, met Laatst gezien, en haal je een apparaat weg met Verwijderen.
- Op iPhone en iPad werkt het alleen in de geïnstalleerde app: voeg schakl. eerst toe aan je beginscherm.
- Een overzicht is ook hier één bericht, niet één per apparaat per gebeurtenis. Een apparaat dat je weggooide, wordt vanzelf opgeruimd.
Een eigen kanaal koppelen
Section titled “Een eigen kanaal koppelen”- Ga naar Instellingen → Meldingen → Kanalen → Kanaal toevoegen.
- Geef het een Naam en kies de soort.
- Plak wat de aanbieder je geeft; schakl. rekent het zelf om.
- Druk op Testen. Bij succes leest het “Testbericht afgeleverd”; anders zie je de foutmelding van de aanbieder zelf.
- Stel bij Wanneer de digests van dit kanaal vertrekken het uur en de dag in voor de bundels van dit kanaal.
- Ga terug naar de tabel en zet in de nieuwe kolom een bezorging op de gebeurtenissen die je erheen wilt sturen.
| Soort | Wat je plakt |
|---|---|
| een e-mailadres; gaat via het e-mailtransport van je organisatie | |
| Slack | de URL van een Incoming Webhook voor dat kanaal |
| Microsoft Teams | de URL van een Incoming Webhook-connector op dat kanaal |
| Google Chat | de webhook-URL van de space |
| Discord | de webhook-URL uit kanaalinstellingen → Integraties |
| Telegram | een Bot-token van @BotFather en het Chat-ID |
| Webhook | een http(s)-URL; elke melding wordt er als JSON naartoe gePOST |
| E-mail (Apprise) / Overig (Apprise-URL) | een kale Apprise-URL, voor alles wat Apprise verder ondersteunt |
Een vers gekoppeld kanaal blijft stil tot je het in de tabel routeert. Dat is expres: een kanaal koppelen mag niet vanzelf iemands telefoon laten piepen.
Organisatiebreed instellen
Section titled “Organisatiebreed instellen”Instellingen → Standaardmeldingen heeft dezelfde tabel, maar dan als de standaard die iedereen overneemt zolang hij zelf niets aanpast. Op datzelfde scherm koppel je de gedeelde kanalen: het Slack- of Teams-kanaal van het team, een groepsmailbox, een webhook naar je eigen flow. Elk daarvan krijgt een eigen kolom, dus “#crm krijgt nieuwe klanten meteen en de rest één keer per dag” is gewoon in te stellen.
Rechten
Section titled “Rechten”| Recht | Wat het opent | Standaard |
|---|---|---|
notifications.notification.read | De bel, de lijst en je eigen voorkeuren lezen | Iedereen |
notifications.notification.write | Als gelezen markeren en je eigen voorkeuren opslaan | Iedereen |
notifications.channels.manage_own | Je eigen kanalen koppelen | Beheerder en Medewerker |
notifications.defaults.manage | Instellingen → Standaardmeldingen | Beheerder |
notifications.channels.manage | De gedeelde kanalen van de organisatie | Beheerder |
Een gedeeld kanaal routeren vraagt beide beheerdersrechten tegelijk: wat er in het teamkanaal terechtkomt is een beslissing van de organisatie, niet van wie er als laatste zijn eigen scherm opende.
Goed om te weten
Section titled “Goed om te weten”- Inloggegevens en webhook-URL’s worden versleuteld opgeslagen en nooit meer getoond; je ziet alleen een afgeschermde weergave. Een webhook naar een privé- of lokaal adres wordt geweigerd.
- Lukt een bezorging niet, dan blijft de hele bundel staan met de fout van de aanbieder erbij, en wordt het opnieuw geprobeerd met steeds langere tussenpozen. Een half verstuurd overzicht bestaat niet.
- De soort E-mail loopt via het e-mailtransport van je organisatie (Instellingen → E-mail) en doet dus niets zolang dat niet is ingesteld.
- Wordt het onderwerp opgelost (een verlofaanvraag beslist, een e-mail beoordeeld, een taak afgerond die bijna verliep of te laat was), dan verdwijnt de melding erover bij iedereen die hem nog niet had geopend.
- Een overzicht bevat alleen wat nog speelt: wat je in de app al las of wat intussen is opgelost, gaat niet alsnog per e-mail of browsermelding de deur uit. Is alles al gelezen, dan komt er niets.
- Een contactpersoon van een klant krijgt alleen iets over een taak die hij mag zien: wanneer hij in een reactie wordt genoemd, of wanneer er gereageerd wordt op een taak die aan hem is toegewezen. Een klantlogin krijgt dat standaard meteen per e-mail, want de bel is niet waar een klant woont.
- Meldingen horen bij de kern en hebben geen licentiesleutel nodig. Er is geen sms en geen snooze; sms bestaat alleen als tweede factor bij het inloggen.