AI-assistentie

schakl. heeft geen eigen AI-dienst en verkoopt geen tegoeden. Je koppelt je eigen account bij Anthropic, OpenAI of een server die de OpenAI-API spreekt, en elke AI-functie in het platform loopt via die ene sleutel, dat ene budget en die ene verbruiksmeter. Staat er niets ingesteld, dan zie je nergens in de app een AI-knop.

Waar je het vindt

Instellingen → AI, in de groep Integraties: provider, sleutel, model, functies, huisstijl, budget, spraak en verbruik.
De Assistent: het sterretje rechtsboven in de balk, op elke pagina.
De Schrijfhulp: het sterretje in de werkbalk van elk tekstveld met opmaak.
De Urenhulp: het veld Snel toevoegen boven het urenformulier op Uren.
Brief me en AI-rapport: twee knoppen op de klantpagina.
Op Taken: Inspreken naast Nieuwe taak, en op elke taak het vak Aanpassen met schakl en de knop Stappen schrijven met schakl.
Instellingen → Taken: het taakadres, waarvan de AI de open plekken invult.

AI valt onder de commerciële licentie; zie Licenties.

Instellen

Open Instellingen → AI. Daarvoor heb je het recht AI-instellingen beheren nodig, dat standaard bij beheerders ligt.
Kies bij Provider Anthropic, OpenAI of OpenAI-compatibel (eigen server). Die laatste is alles wat de OpenAI-chat-API spreekt op een adres van jezelf.
Plak je sleutel bij API-sleutel. Hij wordt versleuteld opgeslagen en nooit teruggetoond: een volgende keer staat er “Er is een sleutel opgeslagen; laat leeg om die te behouden”, en leeg laten bewaart hem.
Vul Basis-URL alleen in bij OpenAI-compatibel (bijvoorbeeld https://ai.example.com/v1). Opslaan zonder geeft een foutmelding op dat veld.
Laat Model leeg voor de standaard van de provider, of typ er zelf een. Het veld is vrije tekst, zodat een nieuw model geen nieuwe versie van schakl. vraagt; Modellen ophalen haalt de actuele lijst bij je provider op als suggesties.
Vink onder Functies aan wat je wilt gebruiken, vul eventueel Huisstijl en Maandelijks tokenbudget in, en druk op Opslaan.
Druk op Verbinding testen. Die doet een klein verzoek met de opgeslagen instellingen; mislukt hij, dan staat de foutmelding van de provider er letterlijk bij.

De functies

Elke functie is een eigen vinkje met daarnaast Eigen model (optioneel). Zo kun je een snel model op de urenhulp zetten en het uitgebreidere model laten staan voor schrijfwerk. Functies die iets lezen wat een ander schreef (een e-mail, een vergadering) hebben met opzet een eigen vinkje: een bureau dat AI een alinea van een collega laat oppoetsen, heeft daarmee nog niet ingestemd dat hij de mailbox van een klant leest.

Functie	Wat hij doet
Assistent	Het chatpaneel: vragen over je hele werkruimte, en een vaste lijst dingen vastleggen
Schrijfhulp	Herschrijven, inkorten, vertalen en uitschrijven in elk tekstveld met opmaak
Urenhulp	Snel toevoegen en Vul mijn dag aan op Uren
Briefing & rapporten	Brief me en het AI-rapport op de klantpagina
E-mail in taak	Een taak die je maakt bij het goedkeuren van een e-mail, aanvullen uit die e-mail
Taak inspreken, aanpassen en plannen	Een taak inspreken, een taak in woorden aanpassen, stappen schrijven
E-mail naar taakadres	Invullen wat een naar het taakadres gemailde taak openliet
Vergadertranscripten en verslagen	Een opgenomen vergadering uitschrijven en er een verslag van maken (Vergaderingen)

Assistent. Het sterretje in de bovenbalk opent het zijpaneel Assistent. Je vraagt naar alles in je werkruimte (klanten, projecten, taken, uren, domeinen, facturen, marketingcijfers): de assistent zoekt in dezelfde API die ook een externe AI-koppeling via MCP krijgt, en ziet dus precies wat jij mag zien, niets meer. Op een klant-, project- of taakpagina neemt hij die pagina mee, dus “deze klant” klopt. Onder het antwoord staan bronchips die doorlinken naar de records waar het vandaan komt, en terwijl hij werkt zie je wat hij leest (“Leest domeinen…”).

Schrijven doet hij alleen van een vaste lijst: een taak aanmaken of wijzigen, een reactie plaatsen, uren registreren en de timer starten of stoppen. Elke schrijfactie gaat als jou door dezelfde controles als wanneer je het zelf in het scherm deed, met jouw rechten en in jouw activiteitenspoor (“Opslaan…”). Iets instellen, een factuur versturen of een rapport publiceren kan hij niet; die lijst uitbreiden is een bewuste keuze in de code, geen zoekresultaat.

Schrijfhulp. In elk tekstveld met opmaak (klant, contactpersoon, project, taak, contactmoment, factuur- en offerteteksten, taak- en abonnementssjablonen, en eigen velden van het type lange tekst) staat een sterretje met: Verbeteren, Inkorten, Uitbreiden, Spelling & grammatica, Zakelijke toon, Informele toon, Vertalen naar Nederlands, Vertalen naar Engels en Schrijf uit. Het resultaat verschijnt eerst apart, waarna jij Vervangen of Invoegen kiest. Wat je bij Huisstijl invult (maximaal 4000 tekens, bijvoorbeeld “schrijf informeel, spreek de lezer aan met je, houd zinnen kort”) gaat bij elke schrijfopdracht mee.

Urenhulp. Op Uren typ je één regel in Snel toevoegen, bijvoorbeeld “gisteren 14:00-16:30 website Jansen, homepage overleg”. De server zoekt je eigen klanten, projecten en taken erbij en vult daarmee het formulier in; opslaan doe jij. Wat de regel zelf ondubbelzinnig zegt (“gisteren”, “afgelopen vrijdag”, 14:00-16:30, “2 uur”, “90 min”) wordt ook zonder model ingevuld, dus een halve herkenning levert nog steeds een halve regel op. Vul mijn dag aan vergelijkt je rooster met je goedgekeurde verlof en wat je al schreef, en stelt voor het gat conceptregels voor op basis van taken waar je die dag aantoonbaar aan werkte. Ook daar wordt zonder jouw klik niets opgeslagen.

Briefing & rapporten. Op een klantpagina vat Brief me de recente activiteit rond die klant samen, met bronchips. AI-rapport schrijft een maandrapport als concept dat je in de editor bijwerkt en als record bewaart. Dit is de lichte variant in de kern; de volledige rapportage met huisstijl-pdf, planning en verzending is de rapportagemodule.

Taken. Drie functies werken op Taken:

Taak inspreken, aanpassen en plannen. Met Inspreken zeg je een taak in één keer in en krijg je een concept dat je in zijn geheel naleest voordat er iets wordt opgeslagen. Op een bestaande taak typ of spreek je in het vak Aanpassen met schakl wat er anders moet; schakl. voert het uit als jou, onder jouw naam in de activiteit. Stappen schrijven met schakl maakt een checklist uit de titel en de omschrijving.
E-mail in taak. Maak je bij het goedkeuren van een e-mail meteen een taak, dan leest schakl. die e-mail en vult de taak aan: omschrijving, stappen, een deadline als die er nog niet is, de links uit de mail. Het schrijft vanuit jouw bureau: een mail die jij aan de klant stuurde, wordt een taak voor jou, niet voor de klant. Wie de taak krijgt, voor welke klant en of de klant hem ziet, kan de e-mail nooit bepalen, hoe die ook geformuleerd is.
E-mail naar taakadres. Een mail aan het taakadres wordt een taak; de AI vult alleen in wat je eigen woorden openlieten en overschrijft nooit wat jij schreef.

Inspreken in plaats van typen

Spraak naar tekst vraagt een eigen sleutel, want Anthropic (de standaardprovider) heeft geen transcriptiedienst. In Instellingen → AI staat daarvoor het blok Spraak naar tekst:

Spraakaanbieder: Uit, OpenAI, OpenAI-compatibel (eigen server) of Mistral (Voxtral). Anthropic staat er met opzet niet tussen, want die instelling zou nooit kunnen werken. Op Uit wordt je chatprovider gebruikt, wat alleen lukt als dat OpenAI of een compatibele server is.
API-sleutel voor spraak, Basis-URL (alleen bij compatibel), Spraakmodel (leeg is bij OpenAI whisper-1) en Maandbudget audio (seconden). Audio wordt in seconden geteld en niet in tokens, en heeft daarom een eigen budget. Voor vergaderingen kies je een model dat aangeeft wie er sprak; het scherm noemt welke dat doen.

Er zijn vier plekken met een microfoon, en elk volgt het vinkje van zijn eigen functie:

Waar	Functie	Maximaal
Snel toevoegen op Uren	Urenhulp	2 minuten
Inspreken op Taken, en het vak Aanpassen met schakl op een taak	Taak inspreken, aanpassen en plannen	5 minuten
Het invoervak van de Assistent	Assistent	5 minuten
Een vergadering opnemen	Vergadertranscripten en verslagen	zo lang als de vergadering

Wat je inspreekt, komt altijd eerst als tekst in het veld te staan. Dat nakijken is het hele punt: Nederlandse eigennamen zijn precies wat een spraakherkenner verkeerd verstaat, en “Janssen” in plaats van “Jansen” levert stilletjes geen klant op. Bij de assistent verstuur jij het bericht zelf; bij een ingesproken taak lees je het concept na voordat er iets wordt aangemaakt.

De microfoon wordt alleen getekend als er een spraakdienst is ingesteld, de functie van die plek aan staat, jij de handeling mag doen (uren schrijven, taken aanmaken) en de browser mag opnemen. Dat laatste kan alleen op https://. Tijdens het opnemen loopt de teller met de grens erbij (0:42 / 5:00), en wordt de grens bereikt, dan stopt de opname en zegt het scherm dat. Te lang of een niet-ondersteund formaat is een nette foutmelding en nooit een half uitgeschreven regel.

Budget en verbruik

Maandelijks tokenbudget is een zachte grens per kalendermaand; leeg betekent onbeperkt. Het paneel Verbruik toont deze maand per functie het aantal verzoeken en tokens, met een balk die op 80% oranje wordt (“Meer dan 80% van het maandbudget is verbruikt.”) en op 100% rood. Zit je eroverheen, dan meldt de app “Het maandelijkse AI-budget is bereikt.” met een knop Toch doorgaan, zodat een dringende vraag niet strandt op een grens die jijzelf hebt gezet.

Van het verbruik worden alleen aantallen en labels vastgelegd. De tekst van een vraag of een antwoord wordt nergens in schakl. bewaard.

Rechten

Recht	Wat het opent	Standaard bij
`ai.use`	AI-functies gebruiken: assistent, schrijfhulp, urenhulp, briefings, taken en inspreken	Beheerder, Medewerker
`ai.settings.manage`	Instellingen → AI: provider, sleutel, functies, budget, test en verbruik	Beheerder
`time.entry.write`	Extra vereist om uren in te spreken, want de tekst wordt een urenregistratie	Beheerder, Medewerker (eigen registraties)
`tasks.task.create` / `tasks.task.write`	Extra vereist om een taak in te spreken of met schakl aan te passen	Beheerder, Medewerker

Klanten met een portaallogin krijgen ai.use niet, en dat is opzettelijk: AI leest juist over de records heen waar een klantrol van weggehouden wordt. Wat de assistent vastlegt, vraagt daarnaast precies het recht dat het scherm ervoor zou vragen.

Goed om te weten

Een net omgezette functie kan er een halve minuut over doen voordat collega’s hem zien. De lijst met actieve functies wordt kort gecachet.
De modelnaam is vrije tekst, dus een typefout wordt geen validatiefout maar een foutmelding van de provider bij het eerste gebruik. Verbinding testen haalt dat naar voren.
Relatieve datums in de urenhulp kloppen met jouw dag: ze worden opgelost in de tijdzone van de organisatie én tegen de dag die je op dat moment bekijkt, niet tegen de klok van de server.
Zegt je zin niets over facturabel, dan blijft het veld leeg en wint de instelling van het project. Er wordt nooit stilzwijgend “niet facturabel” ingevuld.
Namen worden letterlijk gezocht. “Jansn” vindt niets. Wat je de afgelopen dertig dagen zelf boekte weegt mee, dus de klant van dinsdag wordt meestal wél herkend.
Een mail kan de AI niets laten doen wat hij niet mag. Bij E-mail in taak staan toegewezene, klant, project, status en klantzichtbaarheid simpelweg niet in wat het model mag invullen, en een link komt alleen mee als hij letterlijk in de mail staat.
AI-configuratie verwijderen onderaan de pagina haalt elke AI-functie weg tot er een nieuwe sleutel staat. De verbruikshistorie blijft bewaard.
Bij een verlopen licentie stopt het genereren, terwijl het instellingenscherm en de verbruikshistorie leesbaar blijven.

Verder lezen

Uren: het scherm waar de urenhulp en de microfoon staan.
Rapportage: de volledige klantrapportage, die dezelfde AI-instellingen gebruikt.
Licenties: wat er gebeurt als de licentie verloopt.