Facturatie

Facturatie maakt facturen en offertes in schakl. zelf, uit het werk dat er al staat: goedgekeurde uren, abonnementsperiodes en domeinverlengingen. Je maand hoeft dus niet nog een keer overgetypt te worden in een apart pakket, en wat één keer gefactureerd is, kan niet nog eens op een factuur belanden.

Waar je het vindt

In het hoofdmenu onder Facturatie: Facturen (met bovenaan de tabbladen Facturen en Offertes) en Nog te factureren. Wat je één keer instelt, staat op Instellingen → Facturatie, in de secties Bedrijfsgegevens, Btw-tarieven, Producten en diensten, Sjablonen, Nummering, Bestaande facturen overnemen, Standaardwaarden, Openbare factuurlink, Automatisch factureren, Betalingsherinneringen en Boekhouding. Elke klantpagina heeft daarnaast een paneel Facturatie met de recentste facturen en offertes.

Facturatie is een gelicentieerde module. Verloopt de licentie, dan gaat hij alleen-lezen: bekijken, afdrukken en exporteren blijven werken, aanmaken en wijzigen niet.

Eerst instellen

1. Bedrijfsgegevens: naam, adres, btw-nummer, KvK-nummer, IBAN en de rest. Dit staat op elk document en gaat mee in de UBL-export. Zolang Naam leeg is, weigert schakl een factuur definitief te maken.

2. Btw-tarieven: kies je Belastingland; zolang de lijst leeg is, vult schakl er voorstellen bij (voor NL 21%, 9%, 0%, Vrijgesteld en Btw verlegd). Per tarief zet je het percentage, de categorie, labels per taal, een optionele grootboekcode en of het het standaardtarief is. Vrijgesteld en Verlegd rekenen niets, wat er ook als percentage staat.

3. Nummering: Factuurnummerformaat (standaard {year}-{seq:4}) en Offertenummerformaat (standaard Q{year}-{seq:4}), met de tokens {year}, {yy}, {seq} en {seq:N} voor voorloopnullen. Ook het volgende nummer en “Nummering elk jaar opnieuw beginnen” staan hier.

4. Standaardwaarden: betaaltermijn (14 dagen), geldigheid offerte (30 dagen), standaardbtw-tarief, standaardsjabloon, standaard uurtarief en “Prijzen inclusief btw” (staat uit). Vul eventueel Producten en diensten met vaste regels die je met één klik op een document zet. Uit dezelfde lijst kiest een abonnement, terugkerend of eenmalig, het product dat het verkoopt; zie Abonnementen.

Een factuur opbouwen

Nieuwe factuur vraagt om klant, contactpersoon, factuurdatum, vervaldatum, referentie, valuta, documenttaal en sjabloon. Daaronder staat de regeleditor met vier secties, precies de banden die het document afdrukt: Uren, Abonnementen, Domeinen en Diensten en producten.

De eerste drie type je niet, die kies je: elke sectie heeft een knop met een teller ernaast (“Uren kiezen”, “Periodes kiezen”, “Verlengingen kiezen”). De keuzelijst toont wat deze klant nog open heeft staan, en de regel komt geprijsd en gedateerd binnen en onthoudt wát hij factureert. Periodes die al ergens op staan, worden wél getoond met het label al gefactureerd erbij; ze weglaten is precies hoe een dubbele factuur ontstaat. Alleen bij Diensten en producten vul je zelf een eenheid in. Btw wordt per tariefgroep over het hele document berekend en afgerond, niet per regel.

Het document zet elke soort regel onder een eigen kop, ook als er maar één soort op staat: de kop zegt waarvoor er betaald wordt. Een periode staat er als 01-01-2025 - 01-01-2026, of je hem nu zelf kiest of de nachtelijke run hem klaarzet. Drie dingen komen verder vanzelf mee:

• De naam op de factuur. Een klant heeft een naam waarmee iedereen hem kent en, als dat anders is, een Naam op de factuur (op de klant, onder Factuurgegevens), bijvoorbeeld de B.V. of de holding. Facturen, offertes en de UBL-export gebruiken die tweede naam; overal anders blijft de gewone naam staan. Leeg betekent: dezelfde naam.
• Je eigen velden op papier. Een aangepast veld op factuur, offerte of abonnement dat op Op het document tonen staat, wordt afgedrukt: dat van een factuur of offerte onder de documentgegevens, dat van een abonnement op elke factuurregel die het abonnement oplevert (“Hosting Pro · Website: klant.nl”). Zie Aangepaste velden.
• De notities van een abonnement. Staat het standaardabonnement (of het abonnement zelf) op “Op elke factuur afdrukken”, dan komen de notities onder de regels, met variabelen als {{company_name}} en {{amount}} al ingevuld. Kies je de periode zelf, dan zet de editor de notitie één keer onder het veld Notities.

Van concept naar betaald

1. Definitief maken kent het nummer toe, bevriest de adresgegevens van de klant en zet de vervaldatum. Vanaf dat moment liggen de bedragen vast.
2. Versturen opent een venster met Aan, Bericht (optioneel) en de schakelaar “Per e-mail versturen”. Vink je die uit, dan wordt het document alleen als verstuurd gemarkeerd.
3. Betaling registreren vraagt om betaaldatum, bedrag, methode (Bankoverschrijving, Contant, Pin of Anders) en een notitie. Deelbetalingen mogen: openstaand is totaal min betaald min gecrediteerd.

In het ⋯-menu staan verder Herinnering sturen, Crediteren, Factuur annuleren, Verwijderen, PDF downloaden, Afdrukken / PDF en UBL downloaden. De status Vervallen wordt afgeleid, niet gezet: open, de vervaldatum voorbij, en er staat nog iets uit.

Offertes

Offertes gebruiken dezelfde editor, btw en sjablonen (zonder de keuzelijsten: een offerte factureert nog geen uren en claimt nog geen periode), met hun eigen route: Definitief maken, Versturen, Accepteren of Afwijzen, en dan Omzetten naar factuur, waarbij de regels meekomen met de prijzen en btw waarop de offerte is geaccepteerd. Een open offerte verloopt vanzelf op haar “Geldig tot”. Verwijder je de factuur die eruit ontstond nog als concept, dan staat de offerte weer op geaccepteerd.

Corrigeren met een creditfactuur

Een definitieve factuur bewerk je niet, die crediteer je. Crediteren geeft je een conceptcreditfactuur met dezelfde regels en negatieve bedragen; wil je maar een deel terugnemen, pas dat concept dan aan vóór je het definitief maakt. Dekt de creditfactuur het origineel volledig, dan komen de gefactureerde uren, abonnementsmaanden en domeinjaren weer vrij om opnieuw te factureren; een gedeeltelijke credit geeft niets vrij, want niets op de regel zegt wélk deel van het werk het betrof. Was de factuur al betaald, dan blijft er een bedrag over dat terug naar de klant gaat: de knop heet daar Terugbetaling registreren.

Annuleren of verwijderen

Factuur annuleren vraagt eerst wat er met de factuur moet gebeuren:

• Tegenboeken met een creditfactuur, voor een factuur die de klant heeft ontvangen. schakl. maakt in één keer een definitieve creditfactuur met dezelfde regels en negatieve bedragen; de factuur blijft staan als gecrediteerd, het gefactureerde werk komt weer vrij en je komt uit op de creditfactuur, klaar om te versturen. Is de factuur verstuurd, dan staat deze keuze al aan.
• Alleen annuleren, voor een factuur die niemand heeft ontvangen. De status wordt Geannuleerd, er komt geen tegenboeking, en het nummer blijft in de reeks staan.

Een annulering bestaat alleen in schakl.; de boekhouding van je klant en je eigen boekhoudpakket volgen een creditfactuur. Daarom is dat de voorgestelde route.

Verwijderen van een definitieve factuur kan ook, maar alleen met een extra stap: het venster somt op wat er gebeurt en de rode knop werkt pas als je aanvinkt “Ik begrijp dat nummer … definitief verdwijnt”. Het nummer verdwijnt uit de reeks, en een gat in de factuurnummering moet je aan de Belastingdienst kunnen verklaren. Betalingen, een creditfactuur, een boeking in het boekhoudpakket of een lopende online betaling houden het verwijderen tegen; alleen de activiteitenlog bewaart daarna nog dat het nummer bestond.

Online laten betalen

Op een openstaande factuur staat de kaart Online betalingen. Als medewerker maak je met Betaallink een betaalpagina aan voor het openstaande bedrag en geef je die door met Betaalpagina openen of Link kopiëren; de klant ziet op dezelfde plek Nu betalen. De status loopt mee (Wacht op betaling, In verwerking, Gereserveerd, Betaald, Mislukt, Verlopen, Geannuleerd) en zodra de provider bevestigt, wordt de betaling vanzelf op de factuur geboekt.

Elke definitieve factuur heeft een eigen openbare link: een webadres waarop wie het heeft precies die ene factuur kan bekijken, downloaden en betalen, zonder account. De QR-code op het document en de link in de factuurmail en de herinnering wijzen daarheen; een klant met een portaallogin kan ook vanuit het portaal betalen. Nooit wijzen ze naar de betaalpagina van de provider zelf: die verloopt binnen een kwartier terwijl de factuur blijft staan, en twee geldige ingangen naar één schuld leveren dubbele betalingen op. De knop in de mail verschijnt alleen als er een provider gekoppeld is én de factuur nog te innen is; zonder provider gaat exact dezelfde mail de deur uit als voorheen.

De link staat standaard aan en zet je uit onder Instellingen → Facturatie → Openbare factuurlink. Dat werkt met terugwerkende kracht: links die al gedrukt of gemaild zijn, doen het dan ook niet meer. In het sjabloon kun je het adres zelf van het papier halen en alleen de QR-code laten staan. Wie terugkomt van een geslaagde betaling krijgt een bedankpagina met het bedrag; een mislukte, verlopen of geannuleerde poging wordt ook zo genoemd.

Je koppelt je eigen account onder Instellingen → Mollie: Account toevoegen, dan een naam, eventueel een leverancier, en je API-sleutel uit het Mollie-dashboard. Live of test wordt uit de sleutel zelf afgeleid, en Betaalmethoden toont wat Mollie zelf terugmeldt. Een testbetaling doorloopt de hele route zoals een echte: de factuur gaat op betaald en de betaalregel krijgt “(test)” in de notitie, zodat je ziet dat hij van de testsleutel kwam. Zie ook Mollie.

Twee dingen die hier stilzwijgend fout gaan

Het Meldingsadres op het Mollie-scherm moet vanaf internet bereikbaar zijn. Zit er een toegangsproxy voor je installatie, geef dan precies dat pad vrij; anders komen betalingen wél binnen maar worden ze niet geboekt, zonder foutmelding. Roteer je de API-sleutel, dan verandert dat adres.

Doe daarom eerst één keer de hele route met de testsleutel van Mollie: een betaallink maken, hem betalen, en kijken of de betaalregel op de factuur verschijnt. Dat is de enige controle die bewijst dat het meldingsadres werkelijk bereikbaar is. Omdat een testbetaling de factuur echt op betaald zet, doe je dit op een proeffactuur en niet op een die nog geïnd moet worden.

Automatisch factureren en herinneringen

Onder Instellingen → Facturatie bepaal je hoe ver schakl een terugkerende factuur zelf afhandelt zodra een abonnementsperiode of domeinverlenging afloopt: Uit, Concept klaarzetten (de standaard), Klaarzetten en definitief maken, of Klaarzetten, definitief maken en mailen. Elk niveau bevat het vorige, en één abonnement of domein mag afwijken via “Instelling van de organisatie volgen” in hun eigen formulier.

Voor herinneringen zet je “Automatische herinneringen versturen” aan en vul je “Dagen na vervaldatum” in (kommagescheiden, standaard 7, 14, 30). Een dagelijkse controle mailt hooguit één keer per stap; per factuur kun je “Herinneringen pauzeren” aanzetten, en handmatig duwen kan met “Herinnering sturen”. Je e-mailkanaal moet ingesteld zijn. De drie mails die je klant leest (Factuur versturen, Offerte versturen en Betalingsherinnering) herschrijf je per taal onder Instellingen → E-mail.

Het document ontwerpen

Instellingen → Facturatie → Sjablonen → Sjabloon bewerken opent een editor met een voorbeeld ernaast. Op Ontwerp kies je Klassiek, Briefpapier of Eigen HTML, plus accentkleur en logo. Op Indeling zet je onderdelen aan of uit en verplaats je ze (van Logo en Afzender tot Regels, Btw-overzicht, QR-code en Voettekst), met per veld een eigen label; verplichte onderdelen zoals nummer, datum en de btw-uitsplitsing mag je verplaatsen maar niet weglaten. Teksten bevat inleiding, betaalinstructies en voettekst per taal, Code de HTML (Jinja) en CSS van een eigen sjabloon, dat in een sandbox zonder netwerktoegang draait. Het voorbeeld op je scherm is exact de pagina die als pdf gedrukt wordt.

Nog te factureren, UBL en het klantportaal

Facturatie → Nog te factureren toont alles wat nog open staat: vier tegels (Uren, Abonnementen, Domeinen, Totaal nog te factureren) die altijd het hele beeld tellen, boven een lijst die je filtert op Soort en groepeert. Uren groepeer je op dag, week, maand, jaar, klant, project of medewerker; het terugkerende deel op klant, maand of soort. Groepeer je op klant, dan staat er per klant een link Factuur maken.

Een abonnement of domein waarvan de factuurdatum verstreken is, staat hier ook: dat is precies wat de nachtelijke run bij de eerstvolgende gelegenheid factureert, en een achterstand van meerdere periodes wordt in één run ingehaald in plaats van één periode per nacht. Een domeinverlenging zonder prijs (de extensie heeft nog geen tarief en het domein geen eigen prijs) valt niet weg maar staat er met het label geen prijs en een bedrag van nul, met erboven hoeveel verlengingen op een prijs wachten.

Elke definitieve factuur download je als UBL 2.1 voor Exact Online, SnelStart, Moneybird of e-Boekhouden. Werk je met SnelStart, dan kan het ook live: die koppeling zet klanten en facturen zelf in je administratie en haalt terug wat er betaald is (zie SnelStart). Een klant met een portaallogin ziet ten slotte Mijn facturen: alleen de definitieve facturen van zijn eigen bedrijven, met dezelfde pdf die jij verstuurt. Concepten bestaan voor hem niet en offertes blijven intern.

Bestaande facturen overnemen

Kom je van Moneybird, SnelStart, e-Boekhouden of een spreadsheet, dan neem je je oude facturen mee, zodat de historie van een klant en het openstaande saldo vanaf dag één kloppen. Dat gebeurt op één plek: Instellingen → Facturatie → Bestaande facturen overnemen, in drie stappen.

1. Spreadsheet importeren. Eén rij per factuur: nummer, klant, factuurdatum en totalen, plus de betaalstatus als je die hebt. Het is de gewone importwizard: je wijst de kolommen toe en het bestand wordt gecontroleerd voordat er iets wordt weggeschreven. De totalen zijn het gegeven, dus ze worden overgenomen zoals ze er staan en niet opnieuw uitgerekend; subtotaal plus btw moet wel op de cent gelijk zijn aan het totaal. Een betaald bedrag heeft een datum nodig en wordt een gewone betaalregel. Een geïmporteerde factuur stuurt geen meldingen, en krijgt alleen herinneringen als het bestand dat per rij zegt.

2. Originele pdf’s koppelen. Een zip met de pdf’s die je klanten destijds ontvingen, elk genoemd naar het factuurnummer (2024-0012.pdf). Elk bestand wordt gekoppeld aan de geïmporteerde factuur met dat nummer; scheidingstekens, spaties en hoofdletters tellen niet mee. Het verslag noemt wat gekoppeld is en wat niet, en een factuur die al een origineel heeft wordt overgeslagen. Eén pdf kan ook op de factuur zelf, in de kaart Origineel.

3. Nummering doorzetten. Zet bij Nummering het volgende factuurnummer voorbij het hoogste nummer dat je hebt overgenomen, zodat de eerste nieuwe factuur niet botst.

Een geïmporteerde factuur staat gewoon tussen de andere op de facturenlijst, met erbij waar ze vandaan komt. Heeft ze een origineel, dan toont de factuurpagina die pdf, en de openbare link en de download geven precies die bytes; de kaart Origineel noemt de bestandsnaam en de vingerafdruk (SHA-256). Zonder origineel toont schakl. een document dat uit de overgenomen totalen is opgebouwd. Dezelfde import werkt ook later nog: een betaald bedrag kan in een nieuw bestand alleen omhoog, dus “deze veertig zijn betaald” is één bestand.

Rechten

Bijna alles hieronder staat standaard alleen bij de rol Beheerder; een Eigenaar heeft altijd alles, en een Medewerker heeft er niets van tot je het toekent onder Instellingen → Rollen. Twee rechten kennen één uitzondering: invoicing.invoice.read en invoicing.payment.link staan standaard óók bij de rol Klant, maar alleen in hun smalle vorm, dus uitsluitend voor de eigen facturen van die klant.

Recht	Wat het opent
invoicing.invoice.read	Facturen bekijken. Kent twee dieptes: de smalle geeft alleen documenten, de brede ook bedrijfs- en bankgegevens, de prijslijst, de sjablonen en Nog te factureren.
invoicing.invoice.write	Facturen aanmaken en bewerken
invoicing.invoice.send	Facturen en betalingsherinneringen versturen
invoicing.invoice.delete	Conceptfacturen verwijderen, en een definitieve factuur na de extra bevestiging
invoicing.quote.read / .write / .send / .delete	Hetzelfde voor offertes
invoicing.payment.write	Betalingen registreren
invoicing.payment.link	Online betaling starten
invoicing.settings.manage	Facturatie-instellingen beheren
invoicing.template.author	Eigen factuursjablonen schrijven

De rol Klant krijgt bewust alleen dat smalle leesrecht en het starten van een eigen online betaling. Een Mollie-account koppelen is een apart recht: mollie.settings.manage.

Goed om te weten

• Definitief is definitief. Bedragen zijn daarna niet meer te wijzigen; corrigeren doe je met een creditfactuur. Het proces eromheen blijft wel bij te werken: referentie, opmerkingen, vervaldatum, sjabloon, documenttaal, wisselkoers en het pauzeren van herinneringen.
• Een definitieve factuur annuleer je bij voorkeur met een creditfactuur. Annuleren en verwijderen weigeren allebei zolang er betalingen op staan of er een creditfactuur tegenover staat; verwijderen vraagt daarbovenop een uitdrukkelijke bevestiging met het nummer erin.
• Een urenregel staat maar op één factuur, ooit. Verwijder of annuleer je een factuur, dan komen precies die uren weer vrij; een tweede factuur die dezelfde abonnementsperiode of hetzelfde domeinjaar claimt, wordt geweigerd.
• Documenten kijken niet mee met je instellingen. Een regel bevriest zijn btw-tarief, een verstuurd document de adresgegevens van de klant. Een tarief hernoemen of een klant verhuizen herschrijft nooit wat al ontvangen is.
• De opmaak volgt het document, niet de kijker, en een andere valuta mag: het document staat volledig in zijn eigen valuta, de wisselkoers dient alleen om de tegels te kunnen optellen.
• De QR-code staat standaard uit en verwijst naar de openbare link van de factuur, nooit naar de betaalpagina van de provider.
• Facturen reizen per spreadsheet: de facturenlijst heeft Exporteren (met je huidige filters), en importeren kan alleen via Bestaande facturen overnemen in de instellingen. Offertes gaan niet per spreadsheet in of uit.

Verder lezen

Klanten Het klantdossier waaraan facturen, uren en abonnementen hangen.

Import & export Wat wél per spreadsheet in en uit schakl. gaat.