Bestanden
Er is geen scherm “Bestanden”. Een bestand hangt altijd aan het record waar het bij hoort: de offerte bij het project, de screenshot bij de taak, het contract bij de medewerker. schakl. slaat die bestanden zelf op en serveert ze via de API, zodat op elk bestand dezelfde afscherming zit als op het record eronder. Een link naar een bijlage doet dus niets voor iemand die niet is ingelogd bij jouw organisatie. De enige uitzondering zijn je huisstijlbestanden: logo, favicon en app-icoon moeten op het inlogscherm staan en zijn daarom zonder inloggen op te halen.
Waar je het vindt
Section titled “Waar je het vindt”| Waar | Wat je daar uploadt |
|---|---|
| Projectpagina, blok Documenten | Offertes, opleveringen, alles wat bij het project hoort |
| Taakpagina, blok Links & bijlagen | Bijlagen bij één taak, zoals een schermafbeelding |
| Klantpagina, paneel Documenten | Contracten, briefings en alles wat bij de klant zelf hoort |
| Omschrijvingen en reacties | Afbeeldingen midden in de tekst, zie hieronder |
| Klantpagina, veld Logo | Het beeldmerk van de klant zelf |
| Instellingen → Mijn account | Foto uploaden: je eigen profielfoto |
| Instellingen → Huisstijl | Logo, favicon en app-icoon van je bureau |
| Instellingen → Facturatie | De achtergrondafbeelding van je documentsjabloon |
| Mijn pagina (via je profielmenu) | Documenten in het personeelsdossier |
Daarnaast slaat schakl. bestanden op zonder dat jij iets doet: afbeeldingen in de tekst van een binnengekomen e-mail, en de pdf van een gegenereerde rapportage.
Uploaden en verwijderen
Section titled “Uploaden en verwijderen”In het blok Documenten (en onder Links & bijlagen op een taak) zit de knop Bestand uploaden. Er zijn drie manieren die op hetzelfde uitkomen: de knop, een bestand erheen slepen, of een schermafbeelding plakken met Ctrl+V (op een Mac ⌘V) terwijl de pagina open staat. Een geplakte afbeelding krijgt een naam met de datum en tijd op de klok van je organisatie. Meerdere bestanden tegelijk kan ook. Er is geen aparte opslaan-stap: wat je kiest, gaat meteen omhoog. Een plakactie in een tekstveld blijft gewoon tekst; alleen een afbeelding wordt een upload.
Afbeeldingen staan als miniatuur in de lijst, al het andere met naam en grootte. Per regel staat een ⋯-menu met Verwijderen, dat om bevestiging vraagt: “Dit bestand verwijderen? Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.” Op de taakpagina is bijlagen toevoegen gewoon gebruik van de taak: je hoeft niets eerst open te zetten.
Het klantpaneel Documenten staat op het klantdossier naast de activiteit. Zolang een klant nog geen documenten heeft, is het paneel ingeklapt tot een ＋ in de strook met lege panelen.
Wat de klant ziet
Section titled “Wat de klant ziet”Per bijlage beslis je of een klant met een portaallogin hem mag zien: het oogje op de regel zet Tonen aan de klant of Verbergen voor de klant, en een zichtbaar bestand is gemarkeerd met Zichtbaar voor de klant. Standaard staat het uit, op taken, projecten en klanten. Een klant ziet dus alleen de bestanden die je bewust hebt aangevinkt, en dan zonder uploadknop en zonder verwijderoptie. Dat geldt voor de lijst, het bestand zelf en de miniatuur.
Een afbeelding die midden in een omschrijving of reactie staat, volgt de tekst: wie die tekst mag lezen, ziet ook de afbeelding. Het oogje gaat alleen over bijlagen.
Afbeeldingen in de tekst
Section titled “Afbeeldingen in de tekst”In de omschrijving van een taak of project en in reacties op een taak plak je een afbeelding (of sleep je hem erin, of gebruik je de knop in de werkbalk) en hij komt op de plek van je cursor in de tekst te staan, niet onder de bijlagen. Selecteer je de afbeelding, dan kies je in de werkbalk de breedte: 25, 50, 75 of 100%, of Auto (de eigen grootte, nooit breder dan de kolom). Die breedte blijft bewaard zoals jij hem koos.
Bekijken
Section titled “Bekijken”Elke afbeelding, of het nu een bijlage is of een plaatje in de tekst, opent in dezelfde viewer boven de pagina, nooit in een nieuw tabblad. Met de pijltjes, een veegbeweging of de rij miniaturen onderaan ga je naar de volgende afbeelding op die pagina. Inzoomen gaat met het scrollwiel, knijpen of + en −; dubbelklikken wisselt tussen Passend op scherm en Ware grootte. Origineel openen en Downloaden blijven beschikbaar, en Escape sluit alleen de viewer, niet het venster eronder.
Wat er in mag
Section titled “Wat er in mag”Standaard geldt: maximaal 10 MB per bestand, en alleen deze soorten:
- afbeeldingen: PNG, JPEG, WebP, GIF, SVG en ICO
- platte tekst, Markdown en CSV
- ZIP
- Word, Excel en PowerPoint
Wat er niet in staat, staat er bewust niet in: video en audio worden standaard geweigerd. Lukt een upload niet, dan zegt het scherm waarom: “Dit bestandstype is niet
toegestaan” of “Dit bestand is te groot”. Beide grenzen zijn instellingen van de installatie
(SCHAKL_UPLOAD_MAX_BYTES en SCHAKL_UPLOAD_ALLOWED_TYPES), dus wie de server beheert kan ze
verruimen; in de app zelf staat er geen knop voor.
Afbeeldingen openen in de viewer en pdf’s in een nieuw tabblad; al het andere wordt gedownload. SVG downloadt altijd, ook al is het een afbeelding, en dat is een bewuste veiligheidskeuze.
Rechten
Section titled “Rechten”| Recht | Wat het geeft | Standaard |
|---|---|---|
files.file.write | Bijlagen uploaden en verwijderen, zichtbaarheid voor de klant zetten, en je eigen profielfoto | Beheerder en Medewerker |
| geen recht nodig | Een bestand van je eigen organisatie openen | Iedereen die is ingelogd |
Lezen vraagt geen apart recht, maar dat betekent niet dat alles voor iedereen open ligt. De zichtbaarheid van het record beslist: wie de taak, het project of de klant niet mag zien, krijgt op het bestand hetzelfde antwoord als op het record zelf, namelijk “niet gevonden”.
Een paar plekken hebben hun eigen recht in plaats van files.file.write:
- het logo van een klant valt onder
companies.company.write; - huisstijlbestanden vragen daarbovenop
settings.branding.write, en er kunnen alleen afbeeldingen in; - personeelsdocumenten vragen
hr.document.manageom ze toe te voegen, en zijn alleen te openen door de medewerker zelf of door iemand met dossierrechten; - je profielfoto is van jou: iemand anders kan hem niet verwijderen.
Goed om te weten
Section titled “Goed om te weten”- Hetzelfde bestand kost één keer opslag. schakl. herkent identieke inhoud binnen je organisatie. Hang je dezelfde pdf aan tien taken, dan staat hij één keer op schijf. Dat is de reden dat een handtekeningafbeelding onder vijfhonderd binnengekomen mails niet vijfhonderd keer wordt bewaard.
- Verwijderen geeft niet meteen schijfruimte terug. De regel verdwijnt direct, maar de inhoud wordt pas opgeruimd door een nachtelijk onderhoudsklusje, en pas als niets er nog naar verwijst. Er is geen scherm dat je opslagverbruik toont.
- Een record toont maximaal 200 bijlagen.
- Afbeeldingen die in de tekst van een e-mail zitten, horen bij die tekst en staan dus niet tussen de bijlagen. Ze worden in het bericht zelf getoond.
- Bijlagen staan op je eigen installatie, niet bij een externe dienst; het taakscherm zegt dat er zelf bij. Met de koppeling met Google Workspace of Microsoft 365 kan een klant, project of taak daarnaast een eigen Drive- of OneDrive-map hebben, in een apart paneel.
- Via de API en MCP kun je ook uploaden: naast de gewone upload is er een variant die het bestand als base64 in JSON meestuurt, zodat een AI-koppeling een schermafbeelding kan aanleveren. Een miniatuur vraag je op in drie formaten; het origineel wordt nooit opnieuw gecomprimeerd.
- De beheerder van de installatie kiest waar de bytes staan: een schijfvolume of S3-compatibele objectopslag. Voor wie de app gebruikt verandert er niets. Zie Bestandsopslag.