Timeon
Overstappen van Timeon naar schakl. gebeurt zelden op één dag. Een tijd lang schrijft het team in allebei: uren worden daar nog geregistreerd en hier al gecorrigeerd, projecten worden hier aangemaakt terwijl er daar nog op geboekt wordt. Een importscript kan daar niets mee: het gaat maar één kant op en kan alleen aanmaken, dus een correctie die hier is gemaakt wordt overschreven of verdubbeld. Deze koppeling houdt beide kanten bij, zolang de overstap duurt.
Waar je het vindt
Section titled “Waar je het vindt”- Instellingen → Timeon (ook te bereiken via Instellingen → Integraties): de sleutel en het beleid, dus welke richting, hoe ver terug, wat er nooit overschreven mag worden en wanneer het automatisch draait.
- Timeon-synchronisatie (knop Synchronisatie openen): runs draaien, het resultaat lezen, de koppelingen per uur en project, en de wachtrij Wacht op jou.
Timeon staat bewust niet in het hoofdmenu en heeft geen kaart op de klantpagina: een overstap eindigt, en een menu-item voor een koppeling met een einddatum wijst op een dag naar een leeg scherm. Staan er conflicten open, dan zie je dat op de urenpagina, met het aantal erbij.
De koppeling heeft de module Uren nodig. Projecten koppelen gaat beter met de module Projecten erbij, maar kan zonder: een uur boekt dan op een klant.
Aanzetten, veilig
Section titled “Aanzetten, veilig”- Zet Timeon aan onder Instellingen → Integraties en open Instellingen → Timeon. Kies Organisatie koppelen, geef de koppeling een Naam en plak de API-sleutel (in Timeon te vinden onder Instellingen). De sleutel wordt versleuteld bewaard en nooit teruggetoond. Beide richtingen staan na het koppelen uit.
- Druk op Controleren. Het antwoord noemt de organisatie en haar omvang (“7 medewerkers, 108 klanten, 159 projecten”). Een sleutel die werkt is het antwoord niet; welke administratie hij opent wel.
- Heb je eerder uren uit Timeon geïmporteerd, zet dan Niets aanraken tot en met op de dag van die import. Alles op of vóór die datum blijft ongemoeid.
- Open de synchronisatie en druk op Alleen koppelen. Die run koppelt wat al aan beide kanten staat en schrijft niets, zodat “2814 gekoppeld, 3 alleen in Timeon” een feit is om naar te kijken voordat je iets beslist.
- Kies onder Wat er gesynchroniseerd wordt per soort een richting en draai een Proefrun. Lees het resultaat: wat er opgehaald, verstuurd, beschermd en overgeslagen zou worden.
- Pas daarna Synchroniseren, en pas daarna Automatisch synchroniseren.
Richtingen, per soort
Section titled “Richtingen, per soort”Uren en projecten krijgen elk hun eigen richting, omdat het eerlijke antwoord meestal per soort verschilt: halverwege een overstap haal je uren op (mensen schrijven daar nog) terwijl projecten naar Timeon gaan (die worden hier nu aangemaakt).
| Richting | Wat het doet |
|---|---|
| Uit | Niets lezen, niets schrijven |
| Ophalen uit Timeon | Timeon naar hier; wat je hier wijzigt, gaat niet terug |
| Sturen naar Timeon | Hier naar Timeon; wat daar wijzigt, wordt niet overgenomen |
| Twee richtingen | Beide kanten op; wie het laatst wijzigde wint, behalve als beide kanten wijzigden |
Bovenaan de instellingen staat in zinnen Wat deze koppeling doet: welke kant op, hoe vaak, hoe ver terug en wat er beschermd is. Een instelling die je niet kunt voorlezen is er een die je niet kunt controleren.
Eerst koppelen, dan pas aanmaken
Section titled “Eerst koppelen, dan pas aanmaken”De eerste run tegen een omgeving die al Timeon-historie heeft, bijvoorbeeld na een import, moet die uren herkennen en koppelen zonder iets te schrijven. Een synchronisatie die eerst aanmaakte zou drie jaar urenstaten verdubbelen, en daar bestaat geen ongedaan maken voor. Klanten worden gekoppeld op hun klantnummer, nooit op naam: twee klanten met dezelfde naam komen gewoon voor, en een koppeling op naam is juist dubbelzinnig waar hij het veiligst lijkt.
Het venster is de synchronisatie
Section titled “Het venster is de synchronisatie”Timeon houdt niet bij wanneer een uur voor het laatst gewijzigd is, dus “wat is er sinds gisteren veranderd” is geen vraag die zijn API kan beantwoorden. Elke run leest daarom een periode opnieuw en vergelijkt: het Venster (dagen terug), standaard 45 dagen. Lang genoeg voor een correctie die je maakt terwijl je de factuur van vorige maand klaarzet, kort genoeg om niet elke nacht drie jaar te lezen. Elke run noemt de periode die hij gelezen heeft, want een wijziging daarbuiten wordt niet opgemerkt. Wil je een oudere maand alsnog nalopen, kies dan bij de run zelf een periode.
Een uur dat verdwenen lijkt, wordt pas verwijderd als de hele periode aantoonbaar compleet gelezen is én het uur ook bij navragen op nummer weg is. Een uur dat van 5 augustus naar 5 januari is verplaatst, ontbreekt in augustus en is niet verdwenen.
Als beide kanten wijzigden
Section titled “Als beide kanten wijzigden”Elke koppeling onthoudt hoe het uur er aan beide kanten uitzag toen ze voor het laatst gelijk waren. Bewoog één kant, dan gaat die wijziging mee. Bewogen beide kanten, dan beslist Als beide kanten gewijzigd zijn:
- In de wachtrij zetten (niets overschrijven), de standaard: het uur komt onder Wacht op jou, met de velden naast elkaar, en jij kiest Hou deze versie, Neem Timeon over of Mag verschillen.
- schakl wint of Timeon wint: een beslissing om iemands wijziging te overschrijven. Dat kan, maar het wordt gekozen en niet afgeleid.
Een beslissing wordt bewaard. Mag verschillen laat beide kanten staan, en dat verschil wordt daarna niet meer voorgelegd: een wachtrij die elke nacht dezelfde twaalf regels toont, leest na drie weken niemand meer. Een verschil dat geen enkele richting kan oplossen, zoals een Timeon-project zonder tegenhanger hier, komt niet per uur in de wachtrij maar één keer per run als melding die je kunt afhandelen: koppel het project, en bij de volgende run gaat de waarde vanzelf mee.
Projecten
Section titled “Projecten”Naam, status, standaard factureerbaar en budget reizen mee in de richting die je voor projecten kiest. Met Ontbrekende projecten aanmaken wordt ook een project dat aan de andere kant nog niet bestaat daar aangemaakt, met budget en standaard factureerbaarheid, in welke richting projecten ook reizen. Een project dat al gekoppeld is blijft gekoppeld als het een andere naam krijgt.
Bij Twee richtingen wordt per veld samengevoegd tegen wat de laatste keer gelijk was: een budget dat hier verhoogd is en een project dat in Timeon is afgesloten zijn twee wijzigingen van twee mensen, en allebei komen ze aan. Waar niet vast te stellen is welke kant wijzigde, vraagt de synchronisatiepagina welke kant klopt (“Wat hier staat klopt” of “Timeon klopt”) en synchroniseert de projecten daarna één keer met dat antwoord. Er wordt niet gegokt.
Timeon kent alleen een totaalbudget. Een budget dat hier per periode opnieuw begint, gaat daarom niet mee en wordt gemeld.
Wat nooit overschreven wordt
Section titled “Wat nooit overschreven wordt”| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Gefactureerde uren beschermen | aan | Een uur dat op een factuur staat is een vastlegging. Het wordt nooit overschreven of verwijderd; het verschil wordt gemeld |
| Goedgekeurde uren beschermen | uit | Ook hier goedgekeurde uren blijven ongemoeid |
| Niets aanraken tot en met | leeg | Alles op of vóór die datum blijft buiten schot |
| Goedkeuringen terugsturen | uit | Wat je hier goedkeurt, wordt ook in Timeon goedgekeurd |
| Ontbrekende medewerkers aanmaken | uit | Uit: uren van iemand zonder account hier worden overgeslagen en genoemd, nooit op naam van een ander gezet |
Een weigering per uur is een regel in het rapport; een sleutel die niet meer werkt is één melding en een run die niet gelukt is.
Automatisch
Section titled “Automatisch”Automatisch synchroniseren staat uit tot je het aanzet, want een taak die begint zodra je een sleutel plakt maakt koppelen onomkeerbaar. Daarna kies je Hoe vaak: Elk uur, Om de zoveel uur, Elke dag of Elke werkdag, met een Tijdstip op de klok van je organisatie. De overgang naar zomer- of wintertijd verschuift dat tijdstip niet, en het wordt gehaald binnen een kwartier, niet op de minuut.
Tijdens een overstap schrijft het team de hele dag in beide systemen, dus elk uur is dan een redelijke keuze; als het verkeer weer één kant op gaat, is dagelijks genoeg. Wie vaker dan dagelijks synchroniseert leest bij de tussenrondes een korter stuk terug, en het volle venster bij de eerste run van de dag. Wanneer er voor het laatst automatisch gedraaid is en wanneer de volgende keer is, staat op de instellingen én op de synchronisatiepagina: een schema dat je niet ziet werken is er een dat je niet kunt vertrouwen.
Rechten
Section titled “Rechten”| Recht | Wat het opent | Standaard |
|---|---|---|
timeon.settings.manage | De koppeling instellen: sleutel, richtingen, venster, beschermingen, schema | Beheerder |
timeon.sync.run | Runs draaien en volgen, koppelingen en wachtrij bekijken, een proefrun | Beheerder |
timeon.sync.write | Een run laten schrijven en conflicten beslissen | Beheerder |
timeon.sync.write is nooit genoeg op zichzelf: een run die uren ophaalt schrijft uren, dus hij
vraagt ook het schrijfrecht op uren.
Goed om te weten
Section titled “Goed om te weten”- Niet mee: contactpersonen, Timeon-facturen als document, taken, categorieën, kilometers, tarieven en de apart factureerbare duur. Een uur waarvan in Timeon minder factureerbaar is dan gewerkt, komt hier met de volle gewerkte duur.
- Versturen stuurt het hele uur. Timeon vervangt een uur bij opslaan in zijn geheel. Kilometers, onkosten en de categorie, waar schakl. geen veld voor heeft, worden daarom ongewijzigd meegegeven: een correctie van de omschrijving mag geen declaratie wissen.
- De factuurstatus wordt bewaakt, niet overgenomen. Een uur dat hier gefactureerd is wordt niet herschreven, en een uur dat in Timeon op een factuur staat wordt niet vanaf hier gewijzigd. Een opgehaald uur krijgt zelf geen factuurstatus mee. Dat klopt zolang er in Timeon niet meer gefactureerd wordt; doe je dat wel, dan kan een uur hier nog een keer op Nog te factureren verschijnen.
- Wat bewezen is. Het lezen, het koppelen, een proefrun en echte ophaalruns zijn tegen een echte Timeon-organisatie gedraaid. Versturen is alleen tegen een nabootsing getest. Doe voor de eerste echte verzending een proefrun op een periode met één uur waar niemand last van heeft, vergelijk dat uur in Timeon veld voor veld, en maak het venster pas daarna groter.
- Klaar met overstappen? Zet beide richtingen op Uit, of verwijder de koppeling: de sleutel, de koppelingen en de runs verdwijnen, de uren die al zijn overgenomen blijven staan. Trek daarna de API-sleutel in bij Timeon.