AI & assistenten Beschikbaar
OpenAI
Eén sleutel voor de AI-functies, en desgewenst een tweede voor spraak. Wat je inspreekt gaat naar de dienst die jij hebt ingesteld, niet naar de spraakherkenning van je browser.
Wat je nodig hebt
- Een OpenAI-account met een API-sleutel. Je rekent rechtstreeks met OpenAI af.
- Het recht ai.settings.manage om de aanbieder in te stellen. Standaard alleen voor beheerders.
- Voor inspreken: een functie die de microfoon gebruikt aan (Urenhulp, Taak inspreken, de Assistent of Vergadertranscripten), het recht dat bij die plek hoort, en een browser die MediaRecorder ondersteunt.
- Voor dictaat: de app via https bereikbaar. Zonder beveiligde verbinding geeft de browser geen toegang tot de microfoon.
Zo koppel je het
- 1 Maak in je OpenAI-account een API-sleutel aan voor deze installatie.
- 2 Open Instellingen → AI, zet Provider op OpenAI en plak de sleutel in API-sleutel. Die wordt versleuteld opgeslagen en nooit teruggetoond.
- 3 Vul Model in of druk op Modellen ophalen voor de actuele lijst van OpenAI. De ingebouwde standaard is
gpt-5. - 4 Zet onder Functies aan wat je wilt gebruiken. De microfoon verschijnt alleen waar de functie van die plek aan staat: Urenhulp voor Uren, Taak inspreken voor taken, Assistent voor de assistent, Vergadertranscripten voor vergaderingen.
- 5 Ga naar de fieldset Spraak naar tekst, zet Spraakaanbieder op OpenAI en vul API-sleutel voor spraak in. Spraakmodel is vrije tekst; leeg betekent
whisper-1. Neem je vergaderingen op, kies dangpt-4o-transcribe-diarize: de andere modellen geven alleen de woorden terug, niet wie ze zei. - 6 Vul eventueel Maandbudget audio (seconden) in. Dat is een aparte teller, want een audiomodel rapporteert geen tokens.
- 7 Druk op Verbinding testen en geef in Instellingen → Rollen het recht
ai.useaan de rollen die de functies mogen gebruiken.
Dezelfde kern als elke aanbieder
De aanbieder wisselt, de rest niet. Elke functie staat los aan of uit en mag een eigen model krijgen, en alles telt op in één maandbudget met een meter in Instellingen → AI. Van het verbruik worden aantallen en labels bewaard, nooit de tekst van een prompt of een antwoord.
Inspreken bij de dienst die jij kiest
De spraakherkenning van de browser is bewust niet gebruikt: Chrome en Edge sturen de audio naar Google, Safari naar Apple. In plaats daarvan gaat de opname naar de spraakdienst die jouw bureau zelf heeft ingesteld. De prijs van die keuze is dat dictaat een eigen aanbieder nodig heeft en pas werkt als een beheerder die invult.
- Uren: druk op Inspreken naast Snel toevoegen, spreek een regel in en lees het transcript voordat je toevoegt; een opname stopt na twee minuten
- Taken en de assistent: tot vijf minuten, en een tweede opname vult aan in plaats van de eerste te vervangen
- Vergaderingen: de opname gaat per minuut naar de server terwijl je opneemt, en een lange opname wordt in delen getranscribeerd
- Boven een limiet komt een melding, nooit een stilzwijgende afkapping
Een microfoon alleen waar hij kan werken
De knop wordt alleen getekend als hij ook echt kan werken, zodat niemand op een microfoon drukt die daarna een foutmelding geeft. De instellingenpagina en de knop lezen hetzelfde antwoord, dus ze kunnen niet van mening verschillen.
- De organisatie heeft een spraakaanbieder die daadwerkelijk kan transcriberen
- De functie van die plek staat aan: Urenhulp, Taak inspreken, Assistent of Vergadertranscripten
- De browser ondersteunt MediaRecorder en getUserMedia, vastgesteld na het laden en nooit geraden uit een user agent
- De gebruiker heeft het recht om te maken wat het transcript wordt: een urenregel, een taak
Rechten
Geef deze rechten aan de rol die deze koppeling beheert (Instellingen → Rollen). Standaard alleen voor beheerders, en nooit voor de rol client.
-
ai.settings.manageInstellingen → AI beheren: aanbieder, sleutels, modellen, functies, budgetten, de testknop en de verbruiksmeter. Standaard alleen beheerder. -
ai.useDe AI-functies gebruiken, inclusief het uitschrijven van een opname. Staat standaard bij beheerder en medewerker. -
time.entry.writeExtra vereist voor dictaat: AI-toegang alleen mag de urenstaat niet raken, dus wie geen uren mag schrijven krijgt geen microfoon.
Wat het bewust niet doet
- Op Uren gaat het transcript niet automatisch de parse in: je leest en corrigeert het eerst, want Nederlandse klantnamen zijn precies wat een herkenner verkeerd verstaat. Bij een taak wordt het meteen verwerkt, maar blijft het transcript te bewerken met Opnieuw verwerken.
- Een vergadering van meer dan 25 minuten wordt bij gpt-4o-transcribe in delen getranscribeerd, en per deel nummert OpenAI de sprekers opnieuw. Wie lange vergaderingen opneemt, is met Mistral Voxtral beter uit: drie uur in één verzoek.
- Alleen via https. Op een http-adres tekent de browser geen microfoon en is het typeveld ernaast de terugvaloptie.
- Ondersteunde audioformaten: WebM, Ogg, MP4 of M4A, WAV en MP3, herkend aan de inhoud van het bestand en niet aan de bestandsnaam of het opgegeven type.
- Er is geen taalkeuze per opname. De herkenner krijgt de taal van je eigen account als hint mee.
- De assistent schrijft alleen wat op een vaste lijst staat en alleen op jouw verzoek; de Urenhulp en het inspreken van een taak leveren een concept dat je nakijkt.
Waar je het vindt Instellingen → AI, met de fieldset Spraak naar tekst eronder; de microfoon zelf staat op Uren naast Snel toevoegen, in het venster voor een nieuwe taak, in de assistent en bij Vergaderingen.
Lees de handleiding