Tijdregistratie Beschikbaar

Timeon

Een overstap die maanden duurt is geen brug maar twee systemen die allebei gebruikt worden. Een importscript kan maar één kant op en maakt alleen aan, dus een correctie die hier gemaakt is wordt overschreven of verdubbeld. Deze koppeling houdt beide kanten bij, en maakt van de regel dat een gefactureerd uur een vastlegging is een mechanisme in plaats van een verbod.

Wat je nodig hebt

De module Uren staat aan; projecten koppelen gaat beter met de module Projecten erbij, maar kan zonder
Een API-sleutel van je Timeon-organisatie, te vinden in Timeon onder Instellingen
Klanten met hetzelfde klantnummer aan beide kanten: daarop worden ze gekoppeld, nooit op naam
Het recht timeon.settings.manage om de koppeling in te stellen; standaard alleen beheerders

Zo koppel je het

1 Zet Timeon aan onder Instellingen → Integraties en open Instellingen → Timeon. Kies Organisatie koppelen en plak de API-sleutel. Beide richtingen staan na het koppelen uit.
2 Druk op Controleren. Het antwoord noemt de organisatie en haar omvang, bijvoorbeeld 7 medewerkers, 108 klanten, 159 projecten: niet alleen dát de sleutel werkt, maar welke administratie hij opent.
3 Heb je eerder uren geïmporteerd, zet dan Niets aanraken tot en met op de dag van die import. Dan blijft de oude historie buiten schot.
4 Open Synchronisatie openen en druk op Alleen koppelen. Die run koppelt wat al aan beide kanten staat en schrijft niets.
5 Kies onder Wat er gesynchroniseerd wordt per soort een richting (Ophalen uit Timeon, Sturen naar Timeon of Twee richtingen) en draai een Proefrun. Lees het resultaat: wat er opgehaald, verstuurd, beschermd en overgeslagen zou worden.
6 Pas daarna Synchroniseren, en pas daarna Automatisch synchroniseren met de frequentie die bij je overstap past.

Een koppeling draagt twee vingerafdrukken, geen vinkje

Elke gekoppelde rij onthoudt hoe hij er aan beide kanten uitzag bij de laatste keer dat ze gelijk waren. Is alleen één kant bewogen, dan gaat die wijziging mee in de richting die je koos. Zijn beide kanten bewogen, dan is dat een conflict, en een conflict is een bewaarde beslissing: Hou deze versie, Neem Timeon over of Mag verschillen. Een verschil dat je hebt laten staan wordt niet elke nacht opnieuw voorgelegd, want een wachtrij die dezelfde twaalf regels blijft tonen leest na drie weken niemand meer. En een verschil dat geen enkele richting kan oplossen, zoals een Timeon-project dat hier geen tegenhanger heeft, is geen conflict per uur maar één melding per run die je kunt afhandelen.

Timeon weet niet wanneer een uur veranderde, dus het venster is de synchronisatie

De uren in Timeon dragen geen tijdstempel van hun laatste wijziging, dus 'wat is er sinds gisteren veranderd' is geen vraag die de API kan beantwoorden. Elke run leest daarom een periode opnieuw en vergelijkt, standaard 45 dagen terug: lang genoeg voor een correctie tijdens het klaarzetten van de factuur van vorige maand. Welke periode een run gelezen heeft staat erbij, want een wijziging daarbuiten wordt niet opgemerkt en dat hoort niet impliciet te zijn. Een uur dat verdwenen lijkt wordt pas als verwijderd behandeld als de hele periode compleet gelezen is en het uur ook bij navragen op nummer weg is: een uur dat naar een andere maand is verplaatst is niet verdwenen. Wie vaker dan dagelijks synchroniseert leest bij de tussenrondes een korter stuk, en de volle periode bij de eerste run van de dag.

Projecten reizen ook, per veld

Naam, status, standaard factureerbaar en budget gaan mee in de richting die je voor projecten kiest, en met Ontbrekende projecten aanmaken ook een project dat aan de andere kant nog niet bestaat. Bij twee richtingen wordt per veld samengevoegd tegen wat de laatste keer gelijk was: een budget dat hier verhoogd is en een project dat daar is afgesloten zijn twee wijzigingen van twee mensen, en allebei komen ze aan. Waar niet vast te stellen is wie wat wijzigde, vraagt het scherm welke kant klopt in plaats van te gokken. Een budget dat per periode opnieuw begint kent Timeon niet; dat wordt gemeld en niet vertaald.

Een overstap eindigt

Daarom staat Timeon bewust niet in het hoofdmenu en niet op de klantpagina. De synchronisatiepagina is bereikbaar vanuit de instellingen, en op de urenpagina verschijnt alleen een aantal als er conflicten op je wachten. De dag dat Timeon uitgaat zet je beide richtingen op Uit of verwijder je de koppeling: de sleutel, de koppelingen en de runs verdwijnen, de uren die al zijn overgenomen blijven staan.

Rechten

Geef deze rechten aan de rol die deze koppeling beheert (Instellingen → Rollen). Standaard alleen voor beheerders, en nooit voor de rol client.

timeon.settings.manage De koppeling instellen: sleutel, richtingen, venster, beschermingen en het automatische schema. Standaard alleen beheerders.
timeon.sync.run Runs draaien en volgen, de koppelingen en de wachtrij bekijken, en het aantal open conflicten op de urenpagina zien. Standaard alleen beheerders.
timeon.sync.write De synchronisatie laten schrijven en conflicten beslissen, altijd samen met het schrijfrecht op uren. Standaard alleen beheerders; een proefrun schrijft niets en heeft dit niet nodig.

Wat het bewust niet doet

Niet mee: contactpersonen, Timeon-facturen als document, taken, categorieën, kilometers, tarieven en de apart factureerbare duur. Een uur waarvan in Timeon minder factureerbaar is dan gewerkt, komt hier met de volle gewerkte duur.
Kilometers, onkosten en de categorie worden bij versturen ongewijzigd meegegeven, want Timeon vervangt een uur in zijn geheel bij opslaan; een correctie van de omschrijving mag geen declaratie wissen.
De factuurstatus wordt in beide richtingen bewaakt en in geen van beide overgenomen. Dat klopt zolang er in Timeon niet meer gefactureerd wordt; doe je dat wel, dan is dit een risico op dubbel factureren.
Een medewerker zonder account hier wordt gemeld en overgeslagen, nooit op naam van een ander gezet, tenzij je Ontbrekende medewerkers aanmaken aanzet.
Het lezen is tegen een echte Timeon-organisatie gedraaid. Versturen is alleen tegen een nabootsing getest: begin met een proefrun op een periode met één uur waar niemand last van heeft, en vergelijk dat uur in Timeon veld voor veld.
Een tijdstip voor automatisch synchroniseren wordt gehaald binnen een kwartier, niet op de minuut.

Waar je het vindt Instellingen → Timeon (ook via Instellingen → Integraties) voor de sleutel en het beleid; de pagina Timeon-synchronisatie voor runs, koppelingen en de wachtrij. Staan er conflicten open, dan meldt de urenpagina dat met een aantal.

Lees de handleiding

Andere koppelingen

Mollie Stripe Adyen Exact Online SnelStart Cloudflare