schakl.
Alle koppelingen

Microsoft 365 Beschikbaar

Microsoft 365

Microsoft 365 koppel je met je eigen app-registratie in Microsoft Entra: per organisatie ingesteld, per medewerker gekoppeld. Inloggen met Microsoft en Microsoft koppelen zijn twee losse toestemmingen, dus wie via Microsoft inlogt heeft daarmee nog geen agenda, OneDrive of mailbox gekoppeld.

Wat je nodig hebt

  • Een Microsoft 365-tenant en het recht om er een app-registratie in aan te maken
  • Een licentiesleutel die de module Microsoft 365 dekt (Instellingen → Licentie)
  • Het recht microsoft.settings.manage voor de instelpagina; standaard alleen beheerders
  • Voor de Outlook-tijdlijn ook de module Contactmomenten, een aparte licentie
  • Zit er een toegangsproxy voor je host (bijvoorbeeld Cloudflare Access), dan een bypass voor <code>/api/v1/microsoft/calendar/webhook</code>. Die meldingen komen van de servers van Microsoft en niet uit een browser, dus zonder bypass worden ze stilzwijgend weggestuurd.

Zo koppel je het

  1. 1 Zet Microsoft 365 aan onder Instellingen → Integraties. Zonder dekkende licentie gaat de module na de respijtperiode op alleen-lezen en houden de eigen achtergrondtaken op.
  2. 2 Maak in het Microsoft Entra-beheercentrum een app-registratie voor je bureau. Kies bij ondersteunde accounttypen bij voorkeur alleen je eigen organisatie, en voeg onder API permissions de gedelegeerde rechten User.Read, offline_access, Calendars.ReadWrite, Files.ReadWrite.All en Mail.Read toe.
  3. 3 Open Instellingen → Microsoft 365. Het bovenste veld is de Redirect-URI; die wordt uit de hostname van je omgeving afgeleid en typ je nooit zelf. Kopieer hem met de knop Kopiëren en plak hem bij Authentication → Web → Redirect URIs op je app-registratie.
  4. 4 Vul op dezelfde pagina Toepassings-id, Clientgeheim (versleuteld opgeslagen; noteer de einddatum, een Entra-geheim verloopt) en eventueel de Directory (tenant) in, en vink onder Onderdelen aan wat je medewerkers gevraagd wordt te geven: Agenda, OneDrive, Outlook-mail.
  5. 5 Vul onder OneDrive-indeling de Drive-ID (een SharePoint-documentbibliotheek of een OneDrive), de Bovenliggende map voor klantmappen (ID) en eventueel de Sjabloonmap (ID), kies een Automatiseringsaccount en vink Maak automatisch een map voor elke nieuwe klant aan. Kies onder Outlook-beleid of nieuwe gekoppelde e-mails eerst worden goedgekeurd of direct worden vastgelegd.
  6. 6 Laat daarna elke medewerker zichzelf koppelen: Instellingen → Mijn account, kaart Microsoft-account, knop Microsoft koppelen. Staat Outlook-mail aan, dan zit daar het vinkje Koppel ook mijn mailbox (Outlook) bij.

Inloggen met Microsoft is niet hetzelfde als Microsoft koppelen

Single sign-on met Microsoft (Instellingen → Single sign-on) en de koppeling met agenda, OneDrive en mailbox zijn twee losse toestemmingen met een eigen levensduur. Ook een bureau dat iedereen via Microsoft laat inloggen, moet elke medewerker apart op <strong>Microsoft koppelen</strong> laten drukken. Andersom geldt hetzelfde: je inlog krijgt nooit stilletjes het recht om je mail te lezen. De koppeling vraagt bewust geen inlogrechten: wie je bent leest schakl. na de toestemming bij Microsoft Graph zelf op, met het token dat het toch al bewaart.

Agenda en OneDrive in dagelijks gebruik

De Agenda krijgt er een bron <strong>Outlook-agenda</strong> bij met je eigen afspraken, gelezen uit de cache van schakl. en nooit live bij Microsoft; extra agenda's vink je aan op je eigen accountkaart en krijgen elk hun eigen kleur. Andersom worden goedgekeurd verlof en taken die op iemands agenda zijn ingepland naar diens eigen Outlook-agenda geschreven. Het paneel <strong>OneDrive</strong> verschijnt op klant, project en taak; het bladert live als de kijkende gebruiker in de documentbibliotheek of OneDrive die je hebt ingesteld, dus de rechten in Microsoft 365 zelf blijven bepalend.

  • Nieuwe map aanmaken, bestanden rechtstreeks naar OneDrive uploaden, en een bestaand bestand aan een record koppelen
  • Ontkoppelen haalt alleen de koppeling weg; Verwijderen uit OneDrive zet het bestand in de prullenbak van OneDrive of SharePoint
  • Een klantmap uit een sjabloon is één kopie van de sjabloonmap, inclusief submappen

Outlook-mail: eerst metadata, dan pas de tekst

Elke vijf minuten leest de worker de aangemelde mailboxen verder vanaf het moment waar hij gebleven was, haalt alleen metadata op, en legt berichten vast waarvan een deelnemer een bekende contactpersoon buiten het bureau is. Ze komen als contactmoment in de wachtrij <strong>Interacties → E-mails te beoordelen</strong>, waar de eigenaar van de mailbox ze goedkeurt, afwijst of naar de juiste klant of het juiste project verplaatst. Pas na goedkeuring wordt de inhoud bij Microsoft opgehaald. Ook een bericht dat een regel meteen naar een submap verplaatste wordt gezien: de worker leest de hele mailbox, niet alleen het Postvak IN.

  • Per persoon aan te zetten met Mijn e-mail vastleggen in het CRM, plus een Outlook-categorie die nooit wordt vastgelegd
  • Een bericht dat de worker oversloeg haal je alsnog op met een Outlook-link, een bericht-ID of de Message-ID, of zoek je op in je eigen mailbox
  • Een remote afbeelding in een bericht wordt weggelaten: een trackingpixel laden zou de afzender vertellen dat je de mail opende
  • Een mail van een collega aan het taakadres van je bureau wordt uit zijn eigen verzonden mail gelezen en wordt een taak op zijn bord; zo'n mail komt niet op de klanttijdlijn

Rechten

Geef deze rechten aan de rol die deze koppeling beheert (Instellingen → Rollen). Standaard alleen voor beheerders, en nooit voor de rol client.

  • microsoft.settings.manage De pagina Instellingen → Microsoft 365 beheren en mappen voor bestaande klanten aanmaken. Standaard alleen beheerders.
  • microsoft.connection.manage Het eigen Microsoft-account koppelen en ontkoppelen. Standaard beheerder en medewerker.
  • microsoft.calendar.read De bron Outlook-agenda in de Agenda zien.
  • microsoft.onedrive.read Door de OneDrive-map van een klant bladeren en gekoppelde bestanden zien.
  • microsoft.onedrive.write Bestanden koppelen en ontkoppelen, uploaden, en mappen aanmaken.
  • microsoft.onedrive.manage De OneDrive-map van een record wijzigen of ontkoppelen. Standaard alleen beheerders.

Wat het bewust niet doet

  • Alleen koppeling per gebruiker: elke medewerker koppelt zichzelf. Een toepassingsrecht dat alle mailboxen van de tenant leest zit er bewust niet in.
  • Outlook-mail wordt alleen gelezen. schakl. verstuurt nooit mail via Outlook; uitgaande post gaat via de transportinstelling onder Instellingen → E-mail.
  • De agendasynchronisatie schrijft één kant op. Outlook-afspraken worden alleen gelezen, en de synchronisatie kijkt tot een jaar vooruit; wat daarna staat komt mee bij de volgende herstart van de cache.
  • De eerste uitlezing van een mailbox importeert niets en legt alleen een startpunt vast. Bestaande mail wordt niet met terugwerkende kracht opgehaald.
  • Microsoft biedt geen manier om de toegang vanuit schakl. in te trekken: ontkoppelen verwijdert de bewaarde tokens, en de toegang van de app verwijder je zelf op myapps.microsoft.com.
  • OneDrive-koppelingen zijn verwijzingen, geen kopieën, en de mappen stel je in met een geplakte drive- en map-ID omdat er nog geen mapkiezer is.

Waar je het vindt Instellingen → Microsoft 365 voor de organisatie, Instellingen → Mijn account (kaart Microsoft-account) voor je eigen koppeling, plus het paneel OneDrive op een klant, project of taak en de wachtrij Interacties → E-mails te beoordelen.

Lees de handleiding

Andere koppelingen

Mollie Stripe Adyen Exact Online SnelStart Timeon