Projecten & budgetten
Weet waar het budget heen ging
Een project hangt aan de klant en draagt een budget in uren en geld. schakl laat in kleur zien hoe hard dat budget brandt, en klapt onder de balk precies de uren open die het opmaakten.
Aan de klant, met een budget
Een project is een opdracht van een klant: het hangt aan de klantpagina (de hub), naast contactpersonen, domeinen en afspraken. Het draagt een urenbudget (de capaciteit), een geldbudget en een uurtarief, allemaal optioneel, want dit zijn planningsgetallen en geen boekingen. Taken en geregistreerde uren horen bij het project, zodat geboekt versus budget vanzelf blijft kloppen.
Retainers die elke maand resetten
Kies of het urenbudget voor het hele project geldt of elke maand, week of dag opnieuw ingaat. Zo leg je een retainer vast als een maandelijkse urencap die op de eerste weer op nul staat. De periodegrens is een echte Amsterdamse kalenderdag die de API bepaalt, niet de browser: een uur dat 's avonds wordt geboekt landt in de juiste maand, ook rond de zomertijdwissel.
- Hele project: één budget voor de looptijd
- Per maand: de retainer die maandelijks ververst
- Per week of per dag: strakkere caps voor doorlopend werk
Eén kleurschaal voor verbruik
Verbruik heeft precies één schaal: groen onder 75%, amber onder 100%, rood vanaf 100%. Het percentage wordt niet afgekapt, dus een project dat over budget zit leest rood en meldt een negatieve rest; alleen de getekende balk stopt op vol. Een project zonder budget toont een streepje en laat toch zien wat het verbruikte: nooit een verzonnen totaal, nooit een geruststellende nul. Alle geboekte uren tellen mee, facturabel of niet, want intern werk aan een klantproject maakt het budget net zo goed op.
Elk getal gaat open
12,5 / 40 u roept één vraag op: welke uren? Onder de budgetbalk klapt het Uren-paneel open met precies de registraties die het getal optelden, in dezelfde periode als de balk, met dezelfde ⋯ om te bewerken of te verwijderen. Vanaf daar loop je voorgefilterd door naar het volledige urenoverzicht, maar dat overzicht is nooit de enige ingang: wie wil weten waar het budget heen ging, is lang niet altijd een manager.
Geplande waarde, facturabele waarde, marge
Uit het uurtarief en de uren rekent schakl drie getallen af. Geplande waarde is het urenbudget maal het tarief; facturabele waarde is wat de facturabele uren tot nu toe waard zijn tegen datzelfde tarief. Daarnaast staan de kosten: geboekte tijd maal het tarief van de medewerker (het persoonlijke tarief, anders het orgtarief). Marge is facturabele waarde min kosten en kleurt rood zodra ze negatief wordt. Uren van mensen zonder tarief worden apart gemeld, niet stilletjes op nul geprijsd.
Meer weten?
De documentatie beschrijft elke module tot in de details, van installatie tot rechten.