De klant logt in bij jou

Uitnodigen vanaf de pagina van de persoon

Je geeft toegang op de pagina van de contactpersoon zelf, op de kaart "Klantportaal", want je geeft een login aan een bepaalde persoon. Wie er over al je klanten heen kan inloggen, zie je onder Instellingen → Team & gebruikers, in de sectie Klantlogins onder je team: per login de klanten waar hij bij hoort en of de toegang nog leeft, met dezelfde acties als op de kaart en een link naar de persoon zelf. Eén knop maakt het account aan, geeft het de rol Klant en stuurt een uitnodiging in jouw huisstijl met een link om een wachtwoord te kiezen. De kaart toont daarna de status (Geen toegang, Uitgenodigd, Actief of Uitgeschakeld) en zolang de uitnodiging nog niet gebruikt is, staat er een knop om hem opnieuw te versturen. Twee dingen moeten kloppen voordat het kan: de contactpersoon heeft een e-mailadres en hangt aan minstens één klant, want juist die koppeling bepaalt wat hij straks ziet.

• Een adres dat al bij een bestaand account hoort, wordt geweigerd met uitleg; een portaallogin heeft een eigen adres nodig.
• Is uitgaande e-mail nog niet ingesteld, dan zegt de kaart dat de toegang klaarstaat maar de mail niet weg kon.
• Een klantlogin beheren is dezelfde bevoegdheid als een collega uitnodigen; wie die niet heeft, ziet de kaart helemaal niet.

Wat de klant ziet

De klant logt in op dezelfde host, in dezelfde gemerkte schil, en landt op "Jouw dashboard": één kolom, van boven naar beneden. Eerst "Jullie taken", de open taken die bij een van zijn eigen contactpersonen liggen, met wie het is; daaronder "Werkzaamheden", het open werk dat jullie op zijn account doen, op urgentie. Een taak staat altijd in precies één van de twee. Dan zijn laatste rapportage als voorblad met openen en downloaden, het marketingoverzicht dat jij voor dat bedrijf hebt samengesteld, en daarna Mijn abonnementen, Mijn facturen (openstaand eerst) en Mijn domeinnamen. Hangt de contactpersoon aan meerdere bedrijven, dan staat er een bedrijfswisselaar boven en toont het hele dashboard één bedrijf tegelijk, elke tegel mee. Wat er in het marketingoverzicht staat blijft jouw keuze: verborgen tegels verlaten de API niet, dus de klant herschikt alleen binnen wat je hebt vrijgegeven.

• Nooit een conceptfactuur, nooit een factuur van een ander bedrijf.
• Nooit een rapportage die nog niet gepubliceerd is.
• Geen teamagenda, geen instellingen, geen taaksjablonen of checklistbibliotheek van het bureau.
• Nooit het activiteitenspoor, de labels van een taak, het budget of de verbranding van een project, of de herhaalregel achter een ingeplande taak.
• Geen kolommen die alleen voor het bureau zijn, zoals de registrar van een domein of de hosting van een website.

De schrijfkant is met opzet klein

Alles wat een klantlogin mag schrijven past in één zin: reacties op zijn eigen taken, de indeling van zijn eigen dashboard en menu, en zijn eigen berichtenbox. Verder niets. Wordt een contactpersoon in een reactie genoemd, of komt er een reactie op een taak die bij hem ligt, dan krijgt hij daar bericht van, standaard meteen per e-mail, want de bel is niet waar een klant woont. Dat komt niet doordat dit "portaalschermen" zijn, want het zijn dezelfde schermen die jouw team gebruikt. Elke knop die schrijft toetst zijn eigen recht bij de API, niet de vraag of de bezoeker toevallig een klant is; zo kan een detailpagina panelen en gedeelde rijen samenstellen zoals altijd, zonder dat er ergens een filter vergeten kan worden.

Uitschakelen is omkeerbaar

"Toegang uitschakelen" zet de login uit en verwijdert niets: het account, het lidmaatschap en de hele geschiedenis blijven staan, en de knop leest daarna "Toegang opnieuw inschakelen". Er is bewust geen knop om een login weg te gooien, want een spoor dat verdwijnt zodra iemand vertrekt is geen spoor. Een klantlogin die aan geen enkel bedrijf hangt, ziet niets, wat de rollen ook zeggen; Instellingen → Team & gebruikers merkt zo'n account met "Ziet geen klanten" en de klant zelf krijgt uitleg in plaats van een lege pagina. Zet je de hele module uit, dan stoppen alleen nieuwe uitnodigingen: bestaande sessies blijven precies zo ingeperkt als ze waren.

Inloggen als deze contactpersoon

Zegt een klant "ik kan die rapportage niet vinden", dan druk je op dezelfde kaart op "Inloggen als deze contactpersoon" en kijk je naar precies zijn scherm: hetzelfde dashboard, dezelfde bedrijven, dezelfde ontbrekende tegel. Je eigen sessie blijft open, want de machtiging is een eigen kortlopend cookie naast je gewone login; hij verloopt na een half uur en de installatie legt daar sowieso een harde bovengrens op. Op elk scherm staat een balk die vertelt wie er als wie is ingelogd, met een knop Stoppen, en na het stoppen sta je terug bij de contactpersoon waar je begon. Het is een eigen recht ("Inloggen als de portaallogin van een klant", standaard alleen voor beheerders) dat nooit vanzelf meekomt met het beheren van de login: iemand uitnodigen en iemand zíjn zijn twee verschillende dingen.

• De sessie is begrensd tot de doorsnede van wat de klant en jij allebei mogen, dus je ziet nooit meer dan je zelf al mocht zien.
• Toont de sessie minder dan de klant zelf heeft, dan zegt de balk dat erbij; een half beeld zonder label liegt over andermans account.
• In elkaar geschakelde sessies worden geweigerd, en stoppen lukt altijd, ook als de licentie verlopen is.

Alles landt in het spoor, en wat de module kost

Elke draai aan de toegang staat op de activiteitenlijn van de contactpersoon, onder de naam van wie hem draaide: portaaltoegang gegeven, portaaltoegang ingetrokken, uitnodiging opnieuw verstuurd, plus het begin en het einde van elke keer dat er als hem is ingelogd. Wat je tijdens zo'n sessie schrijft, krijgt jouw naam ernaast, dus de klant wordt nooit als auteur genoteerd voor iets wat jij deed. Het klantportaal is een uitbreidingsmodule: de kern van schakl. is open source (AGPL) en modules als deze werken op een licentiesleutel die je installeert onder Instellingen → Licentie. Verloopt die, dan wordt de module alleen-lezen in plaats van weg: bestaande klantlogins blijven werken en houden hun beperking, alleen nieuwe uitnodigingen wachten op een nieuwe sleutel.

• Ontbreekt het recht, dan is de kaart er niet; ontbreekt de licentie, dan staat er een slotje met uitleg, want een slot hoort alleen op iets dat je zelf kunt openen.
• Op je eigen server wijst dat slotje naar Instellingen → Licentie, en alleen de eigenaar van de installatie ziet die knop.
• Een verse installatie draait de eerste twee weken volledig, zodat je het portaal kunt uitproberen voordat je een sleutel koopt.