Van overleg naar verslag en taken

Opnemen zonder zorgen

Onder Vergaderingen → Vergadering opnemen kies je wat er wordt opgenomen: de microfoon voor een overleg in de ruimte, een browsertabblad voor een Meet-, Teams- of Zoom-gesprek (plus je microfoon), of een opname die je al hebt. Tijdens het opnemen stuurt de browser elke minuut een stuk naar de server; het scherm zegt tot waar de opname is opgeslagen. Een vastgelopen tabblad kost dus hooguit een minuut, niet de vergadering. Valt de verbinding weg, of wordt schakl. net bijgewerkt, dan probeert de browser het tien minuten lang stilletjes opnieuw terwijl de opname doorloopt. Wordt de opname zelf onderbroken, omdat een telefoon op slot ging of een gesprek de microfoon overnam, dan neemt schakl. verder op in dezelfde vergadering zodra het kan, en meet het hoeveel er gemist is. Lukt dat niet, dan rondt de server de opname zelf af met wat er binnen is, en krijgt degene die opnam bericht als er niets is aangekomen.

• Microfoon, browsertabblad of een bestand uploaden
• Elke minuut opgeslagen, met 'Opgeslagen tot' op het scherm
• Een netwerkhapering of een update wordt vanzelf opnieuw geprobeerd
• Een onderbroken opname wordt hervat, en het gat wordt gemeten

Iedereen weet dat er wordt opgenomen

Een gesprek opnemen waar je zelf aan deelneemt mag; de anderen niet vertellen niet. Daarom start de recorder pas als je aanvinkt: 'Ik heb iedereen in deze vergadering verteld dat er wordt opgenomen', met eronder wat je zegt: waarom, wie het leest en hoe lang de audio bewaard blijft. Heeft je bureau hiervoor een eigen procedure, dan zet een beheerder de verklaring uit onder Instellingen → Vergaderingen. Vooraf vul je ook in wie er aan tafel zit: collega's, contactpersonen van de klant of gewoon een naam. Jij staat er zelf al bij.

Uitgeschreven door je eigen provider

De opname gaat naar de spraakprovider die je organisatie onder Instellingen → AI heeft ingesteld, met je eigen sleutel. Mistral Voxtral neemt drie uur in één verzoek en onderscheidt sprekers, in het Nederlands; OpenAI kan het ook. Een opname die langer is dan de provider in één keer aanneemt, wordt in overlappende delen geknipt en deel voor deel uitgeschreven; waar het model het kan, krijgt elk deel de stemmen mee die al gehoord waren, zodat één persoon één label houdt. Onderscheidt het ingestelde model geen sprekers, dan zegt de recorder dat al voordat je op opnemen drukt.

Een verslag dat zijn bronnen noemt

Je AI stelt het verslag op: een samenvatting, wat er besproken is, de besluiten, de actiepunten en de open vragen. Onder elk besluit en actiepunt staan de woorden uit het transcript waarop het steunt, met het tijdstip. schakl. zoekt dat citaat op; staat het er niet, dan blijft het punt staan met 'Niet in het transcript gevonden', zodat een verzonnen afspraak nooit ongemerkt doorgaat. De actiepunten staan per kant en per persoon: Voor ons onder elke collega, Voor de klant onder elke contactpersoon. Koppel je na het opstellen de sprekerlabels (S1, S2 …) aan de mensen, dan stelt 'Verslag opnieuw opstellen' het verslag opnieuw op over hetzelfde transcript, zonder nieuwe transcriptie.

• Samenvatting, besproken onderwerpen, besluiten, actiepunten, open vragen
• Elk besluit en actiepunt met citaat en tijdstip
• Actiepunten per kant en per persoon

Meteen vastgelegd, altijd aan te passen

Er is geen bevestigstap. Zodra het verslag er is, staat het als contactmoment op de tijdlijn van de klant, met de contactpersonen erbij, vastgelegd op naam van wie opnam, en je krijgt bericht, ook per mail. Elk veld blijft aan te passen, met opmaak en afbeeldingen; elke wijziging wordt vanzelf opgeslagen en het contactmoment volgt mee. Of je beschrijft in het AI-vak wat er moet veranderen ('S2 is Jan Jansen, voeg een actiepunt toe voor Sanne: logo sturen, deadline vrijdag') en het wordt onder jouw naam doorgevoerd. Naast elk actiepunt vult 'Taak maken met schakl' de taak in uit de woorden eromheen: titel, stappen, de uitgesproken deadline en wie het oppakt. Jij controleert hem naast het citaat voordat hij wordt aangemaakt: voor een collega, of voor een contactpersoon als 'wachten op de klant'. En 'Uren registreren' zet de vergadering op de urenstaat van de collega's die erbij waren.

• Het verslag staat meteen als contactmoment bij de klant
• Elke wijziging vanzelf opgeslagen, het contactmoment volgt mee
• Per actiepunt een taak, ingevuld door schakl. en gecontroleerd door jou

Notulen op papier, transcript als bestand

'Downloaden' maakt een pdf van de notulen, in hoofdstukken die je per download aanvinkt: wie er waren, samenvatting, besproken, besluiten, actiepunten, open vragen, onderbouwing en desgewenst het volledige transcript als bijlage. Aanwezigen staan onder de naam van je bureau en die van de klant, met profielfoto of initialen. Het transcript zelf download je als tekst, Markdown of ondertitels (SRT, VTT). Onder Instellingen → Vergaderingen kiest een beheerder het ontwerp (standaard of eigen HTML), de accentkleur, de standaard aangevinkte hoofdstukken en de huisregels voor de notulen die je AI als schrijfstijl meekrijgt.

Van jullie, niet van de klant

De audio wordt bewaard tot 30 dagen nadat het verslag er is en dan verwijderd; het transcript en het verslag blijven. Wie verslagen mag aanpassen, kan de audio eerder verwijderen. Een opname is alleen te beluisteren door wie de vergadering mag zien, en een klantportaal-login ziet nooit een vergadering, een transcript of een opname: wat de klant toekomt is het contactmoment. Via de API en MCP zoekt een assistent vergaderingen op en leest transcript en notulen, met dezelfde rechten. Vergaderingen is een uitbreidingsmodule met een eigen licentie; verloopt die, dan blijft alles leesbaar.