Facturen die uit het werk zelf komen

Eén motor, twee documenten

Een factuur en een offerte zijn hetzelfde document met een andere levensloop: dezelfde regels, dezelfde btw-tarieven, dezelfde valuta en dezelfde sjablonen. Definitief maken kent het nummer toe volgens je eigen formaat, met aparte reeksen voor facturen en offertes en desgewenst elk jaar opnieuw beginnen. Een geaccepteerde offerte zet je om naar een factuur met de prijzen en de btw waarop hij is geaccepteerd, dus een tariefwijziging van vorige week verandert niets aan wat de klant heeft getekend. Open offertes verlopen vanzelf op hun geldigheidsdatum, zodat je lijst niet volloopt met voorstellen van een half jaar geleden. Op de lijst staan tegels voor Openstaand, Vervallen, Concepten, Betaald dit jaar en Openstaande offertes, die de lijst filteren die ze tellen.

• Factuur: Concept → Definitief maken → Versturen → Betaling registreren
• Offerte: Concept → Definitief maken → Versturen → Accepteren → Omzetten naar factuur
• Nummerformaat met {year}, {yy} en {seq}, standaard 2026-0001 en Q2026-0001

Vier soorten regels, en drie keer kiezen

De regeleditor kent vier soorten regels: Uren, Abonnementen, Domeinen en Diensten. De eerste drie type je niet, die kies je: elk opent een eigen picker over wat er voor déze klant nog openstaat, en de regel komt geprijsd, gedateerd en met de juiste eenheid binnen. Elke regel onthoudt wát hij factureert, dus een concept bewerken factureert hetzelfde werk nooit een tweede keer, en haal je de regel weg, dan komt dat werk gewoon weer op de picker terug. Al gefactureerde periodes blijven zichtbaar met het label 'al gefactureerd' in plaats van stilletjes te verdwijnen; antwoorden door iets weg te laten is precies hoe een dubbele factuur ontstaat. Het scherm Facturatie → Nog te factureren doet hetzelfde voor de hele organisatie, met vier tegels en een groepering per dag, week, maand, jaar, klant, project of medewerker, en toont precies wat de nachtelijke run gaat factureren: ook wat al over zijn factuurdatum heen is, en een domeinverlenging zonder prijs als regel van nul met 'geen prijs' erbij in plaats van helemaal niet.

• Uren kiezen: goedgekeurde, facturabele uren die nog op geen enkele factuur staan
• Periodes kiezen: abonnementsperiodes die nog niet gefactureerd zijn
• Verlengingen kiezen: domeinverlengingen per jaar, vooruit gefactureerd voor het jaar dat komt, tegen het TLD-tarief of de eigen prijs van dat domein
• Diensten: vrije regels, met één klik uit je eigen lijst Producten en diensten

Wat je ziet is wat er gedrukt wordt

Het sjabloon bewerk je in een visuele editor naast een voorbeeld dat de echte renderer van de API is, geen benadering ervan. Je zet blokken aan en uit en sleept ze in volgorde (Logo, Afzender, Geadresseerde, Betaalgegevens, Regels, Btw-overzicht, Totalen, Notities, Voettekst, QR-code), geeft velden je eigen labels, kiest een accentkleur en legt desgewenst een merkteken op de achtergrond met eigen doorzichtigheid, grootte, positie en draaiing. Wettelijk verplichte onderdelen zoals het nummer, de datum, het btw-overzicht en de verlegd-melding mag je verplaatsen, maar niet uitzetten. Er is één render: het voorbeeld, de afdruk en de pdf zijn dezelfde pagina. Op dat papier komt ook wat je zelf vastlegt: je eigen velden die op 'Op het document tonen' staan, de notities van een abonnement als dat zo is ingesteld (met variabelen als {{company_name}} al ingevuld), en de naam op de factuur van de klant als die anders is dan de naam waaronder iedereen hem kent, ook in de UBL-export. Opmaak volgt het document en niet de kijker, dus een Nederlands bureau dat een Duitse klant factureert drukt bedragen en datums in de taal en de valuta van dat document, wie het ook opent.

• Klassiek: het standaardontwerp, met je logo en je accentkleur
• Briefpapier: eigen woorden op het briefhoofd, eigen kleur op de lijnen
• Eigen HTML: je eigen Jinja en CSS, afgeschermd en zonder netwerktoegang

Crediteren, betalen en wat er openstaat

Zodra een factuur definitief is, ligt het geld erop vast: bedragen, regels en btw zijn niet meer te bewerken, en corrigeren doe je met een creditfactuur. Annuleer je een factuur die de klant al heeft, dan stelt schakl. dat ook voor: tegenboeken met een creditfactuur, in één keer aangemaakt en definitief gemaakt, want een annulering bestaat alleen hier en een creditfactuur ook in de boekhouding van je klant. Crediteren geeft je een concept met dezelfde regels en negatieve bedragen, dat je kleiner kunt knippen voor een gedeeltelijke creditering. Dekt de creditfactuur het origineel volledig, dan komen de uren, de abonnementsperiodes en de domeinjaren weer vrij om opnieuw te factureren. Betalingen leg je vast met datum, bedrag en methode, en deelbetalingen mogen: het openstaande bedrag is totaal min betaald min gecrediteerd, en 'vervallen' wordt elke dag afgeleid uit de vervaldatum in plaats van ergens opgeslagen. Procesvelden blijven wel gewoon bewerkbaar, dus een referentie, notitie, vervaldatum of documenttaal aanpassen kost geen creditfactuur.

• Methoden: bankoverschrijving, contant, pin of anders; 'online' schrijft de provider zelf
• Een concept verwijderen ontfactureert precies de regels die het vasthield
• Een definitieve factuur verwijderen kan alleen na een uitdrukkelijke bevestiging met het nummer erin, en niet zolang er betalingen op staan

Online betalen, en de klant die meekijkt

Op een openstaande factuur staat de kaart Online betalingen: één knop maakt een betaalpagina aan voor precies het openstaande bedrag, dat de server zelf uitrekent, en je krijgt een link om te mailen of te kopiëren. Een klant met een portaallogin ziet daar 'Nu betalen'. Bevestigt de provider de betaling, dan krijgt de betaler een bedankpagina en komt er een gewone betaalregel op de factuur te staan, zodat de status, de herinneringen en de export het meteen weten; een uurlijkse controle haalt op wat een gemiste melding heeft laten liggen. Mollie is de eerste provider en je koppelt je eigen account onder Instellingen → Mollie; de sleutel is write-only en kaartgegevens komen nooit langs schakl. Een testbetaling loopt de hele route af zoals een echte, tot en met de betaalregel, zodat een repetitie ook echt iets bewijst. In het portaal ziet een ingelogde klant alleen de definitieve facturen van zijn eigen bedrijf, nooit een concept en nooit die van een ander, Wie geen login heeft, hoeft er ook geen: elke definitieve factuur heeft een eigen openbare link waarop precies die ene factuur te bekijken en te betalen is, en daar wijzen de optionele QR-code op papier en de knop in de mail naartoe. Zet je die links uit, dan werken ook de al verstuurde niet meer.

Je oude facturen gaan mee

Een bureau dat overstapt, heeft jaren facturen in Moneybird, SnelStart of een spreadsheet staan, en zonder die historie begint het openstaande saldo van elke klant op de dag van de overstap. Onder Instellingen → Facturatie → Bestaande facturen overnemen komen ze binnen via dezelfde importwizard als elke lijst, met een controle vooraf die per rij en per kolom zegt wat er niet klopt. Een overgenomen factuur is een gewone factuur met een herkomst: de totalen zijn het gegeven en worden overgenomen zoals ze op het origineel staan, niet opnieuw uitgerekend, en de betaalstatus wordt een gewone betaalregel met een datum. Daarna koppel je de pdf's die je klanten destijds ontvingen, één voor één op de factuur of als zip waarin elk bestand naar zijn factuurnummer heet. Vanaf dat moment toont de factuurpagina, de download en de openbare link precies dat document, met zijn vingerafdruk erbij. De facturenlijst houdt Exporteren; importeren blijft bewust in de instellingen, want het is een verhuizing en geen manier van werken.

• Geen meldingen en geen herinneringen over oude facturen, tenzij het bestand daarom vraagt
• Een zip koppelt op factuurnummer; wat niet past wordt genoemd, niet gegokt
• Daarna het volgende factuurnummer voorbij het hoogste overgenomen nummer zetten

Automatisch factureren, herinneren en overdragen

Automatisch factureren is een niveau, geen schakelaar. Je stelt het organisatiebreed in en overschrijft het per abonnement of per domein, dus de vaste hostingretainer loopt vanzelf terwijl de klant over wie elke maand onderhandeld wordt met de hand blijft gaan. Betalingsherinneringen staan standaard uit; zet je ze aan, dan bepaal je zelf het schema in dagen na de vervaldatum (bijvoorbeeld 7, 14 en 30), gaat er hooguit één mail per stap uit en pauzeer je ze per factuur. De drie klantmails (factuur, offerte en herinnering) herschrijf je per taal onder Instellingen → E-mail. En de boekhouder krijgt per definitieve factuur een UBL 2.1-bestand dat Exact Online, SnelStart, Moneybird en e-Boekhouden importeren, met per btw-tarief je eigen grootboekcode; met SnelStart kan het ook live, en wat daar betaald is komt als gewone betaalregel terug. Facturatie is een uitbreidingsmodule: de kern van schakl. is open source (AGPL), uitbreidingen draaien op een licentiesleutel die de beheerder invoert onder Instellingen → Licentie; verloopt die, dan wordt de module alleen-lezen en blijven je facturen, pdf's en UBL-bestanden gewoon bereikbaar.

• Uit: je maakt elke factuur zelf
• Concept klaarzetten: het concept staat er, jij kijkt het na
• Klaarzetten en definitief maken: genummerd en verstuurbaar
• Klaarzetten, definitief maken en mailen: de klant heeft hem al