Alles wat er is gezegd, op één tijdlijn

Elk soort contact, één plek

Een contactmoment is een e-mail, een afspraak, een telefoongesprek of een notitie, met richting (inkomend of uitgaand), datum, onderwerp en de contactpersoon erbij. Het hangt aan de klant en desgewenst aan een project en aan zoveel taken als het over gaat, want één e-mail beantwoordt vaak drie tickets; de eerste taak is de hoofdtaak, zodat de tijdlijn van een klant precies laat zien wat er is besproken en met wie. De soorten zijn per organisatie in te richten; een afspraak splitst bijvoorbeeld in online en op locatie.

• E-mail, afspraak (online of op locatie), telefoongesprek en notitie
• Inkomend of uitgaand, met datum, tijd en onderwerp
• Gekoppeld aan de klant, een project, een of meer taken en de contactpersonen

Mail die zichzelf bijhoudt

Koppel je Google- of Microsoft 365-account en berichten die bij een klant horen komen vanzelf binnen, met de status 'te beoordelen'. Interacties opent op die wachtrij, met het aantal op de tab. Een gesprek staat daar als één regel in plaats van twaalf, en één beoordeling kan het hele gesprek meenemen: dezelfde klant, dezelfde taken, voor elk wachtend bericht. Je keurt goed wat blijft en wijst af wat niet meetelt; bij afwijzen kun je meteen het hele gesprek negeren, zodat het niet opnieuw langskomt. Het volledige bericht wordt bij goedkeuren opgehaald, en met één klik open je het in Gmail of Outlook.

Van gesprek naar geboekte uren

Een contactmoment kost vaak tijd, en die tijd is factureerbaar. 'Voeg aan mijn uren toe' zet een urenregistratie op je timesheet, gekoppeld aan dit contactmoment en met de klant, het project en het onderwerp al ingevuld. Zo hoef je hetzelfde gesprek niet twee keer in te voeren.

Van jou tot je het deelt

Wat nog op beoordeling wacht is niet van het team: te-beoordelen regels zijn privé voor de mailbox tot ze zijn goedgekeurd, zodat een half gematchte inbox niet meteen iedereen bereikt. Stonden er meer collega's op een e-mail, dan mag ieder van hen hem beoordelen, en wie het eerst beslist, beslist voor allemaal. Op het klantdossier verschijnt het paneel Contactmomenten met de tijdlijn, en op je dashboard een widget met wat er nog op je wacht. Contactmomenten is een uitbreidingsmodule: de kern van schakl. is open source (AGPL) en modules als deze draaien op een licentiesleutel die de beheerder invoert onder Instellingen → Licentie; verloopt die, dan wordt de module alleen-lezen en blijft de hele tijdlijn leesbaar. De mailboxkant zit in de koppelingen Google Workspace en Microsoft 365, elk met een eigen licentie, dus je kunt contactmomenten met de hand bijhouden zonder mailbox, of er een of beide bij aanzetten.