De klant is het middelpunt

Eén dossier, opgebouwd uit je modules

De klant is de spil: elke andere module draagt een paneel bij aan de klantpagina, zonder dat die pagina daarvoor wordt aangepast. Zet je een module uit, dan verdwijnt het bijbehorende paneel vanzelf. Het dossier opent op het werk: onder de kop staan de kerncijfers, daaronder de lopende taken, uren en contactmomenten, en pas daarna wat je af en toe naslaat. Elke klant heeft dezelfde indeling, want een paneel wordt getekend op de breedte die het zelf opgeeft, ook als zijn buurman bij deze klant leeg is. Een paneel waar nog niets in staat wordt geen kaart met een lege zin, maar een ＋-knopje in één strook onderaan. En elk paneel toont een pagina van zijn rijen en zegt wat het niet toont, '5 van 23 getoond', met een link naar de hele lijst, al gefilterd op deze klant.

• Gegevens, Contactpersonen, Projecten, Taken en Uren zodra die modules aanstaan
• Contactmomenten, Facturatie en Abonnementen voor de commerciële kant
• Domeinen en Websites als losse, koppelbare assets
• Marketing, Rapportage en Google Drive zodra je die koppelingen gebruikt
• Elk cijfer opent de lijst die het telt: het aantal open taken opent precies die taken, de uren openen het urenoverzicht van deze klant

Een status die het werk in gang zet

Elke klant doorloopt een heldere levenscyclus, van eerste lead tot archief. De status is niet alleen een label: een overgang kan een takensjabloon aanzetten, zodat een klant die op onboarding komt vanzelf de juiste startchecklist krijgt. Zo staat de intake vast omschreven en begint niemand met een leeg vel.

• Lead: nog in gesprek, nog geen opdracht
• Onboarding: binnengehaald, de startchecklist loopt
• Actief, offboarding en gearchiveerd voor de rest van de rit

Wie de klant kent, wie de klant doet

Een klant heeft één primaire contactpersoon, herkenbaar aan de merkkleur, en zo veel extra contactpersonen als nodig. Aan de kant van je eigen team wijs je één verantwoordelijke aan plus de collega's die meewerken; die verantwoordelijke valt automatisch door op nieuwe projecten en taken onder deze klant, en is per stuk te overschrijven. De klantenlijst opent op het werkende bestand: elke status behalve gearchiveerd, zichtbaar als de pil 'Niet gearchiveerd', met 'Alles' ernaast voor het archief erbij, en beide staan in de URL. Met één schakelaar 'Mijn klanten' zie je alleen waar je zelf op staat. En de kolom Beschikbare uren telt de urenbudgetten van de lopende projecten op tegen wat er geboekt is, in SQL uitgerekend en alleen opgehaald wanneer je die kolom ook echt toont.

Het klantnummer en de administratie

Een klant draagt de gegevens die de boekhouding nodig heeft: btw-nummer, KvK-nummer, adres met een eigen huisnummerveld, land, telefoon en een apart factuur-e-mailadres, want de crediteurenadministratie zit zelden in dezelfde mailbox als je dagelijkse contactpersoon. Bij het typen van een volledige postcode en huisnummer vraagt schakl. 'Bedoel je: …?' en vult straat en plaats voor je in, via de openbare PDOK-adressen. Telefoonnummers worden als E.164 opgeslagen met een landkeuze, dus een 06-nummer uit een import hoeft niemand met de hand recht te zetten. Het klantnummer bouw je zelf op onder Instellingen → Klantnummering, met tokens voor jaar en volgnummer, een teller die je mag bijstellen, een optionele jaarlijkse reset en een knop die bestaande klanten alsnog nummert, oudste eerst. Alles wat de factuur nodig heeft wordt bij het definitief maken op de factuur zelf vastgelegd, zodat een adreswijziging van vandaag geen factuur van vorig jaar herschrijft.

Werken vanaf de klantpagina

Elke keuzelijst die naar een klant verwijst, bij een project, een urenregistratie of een domein, biedt '＋ “Jansen” toevoegen': het volledige aanmaakformulier opent in een dialoog en na opslaan is de nieuwe klant meteen geselecteerd. Andersom werkt het net zo. Vanaf de kop van het dossier leg je een contactmoment vast, maak je een taak aan of pas je een takensjabloon toe, en 'Uren boeken' opent een dialoog met de klant al ingevuld, terwijl de klantpagina eronder blijft staan. Open je vanuit een paneel een contactpersoon, domein of project, dan is dat een zijstap: opslaan, annuleren en verwijderen brengen je terug naar de klant waar je vandaan kwam. En wat voor één klant geldt, geldt ook voor vijftig: met de ✎ in de werkbalk zet je selectievakjes aan om in één keer de status te wijzigen of een selectie te verwijderen, en met Export en Import reist de hele gefilterde lijst als CSV, TSV of Excel naar buiten en weer terug. De kolomkoppen zijn vaste sleutels, dus een export wordt ongewijzigd herkend; een import zoekt eerst op klantnummer en pas daarna op naam, en neemt de contactpersoon in dezelfde rij mee.

Archiveren, of toch weggooien

Een klant met wie je klaar bent archiveer je: alles blijft bewaard, de klant verdwijnt uit de werklijsten en blijft bereikbaar onder 'Alles'. Verwijderen is voor een vergissing, en is dan ook geen databasecascade meer maar de prullenbak: de klant en alles wat eraan hangt is overal verborgen, dertig dagen terug te zetten en pas daarna definitief weg. Een klant met een geschiedenis kan niet verwijderd worden. Het dialoogvenster telt eerst na wat eraan hangt en noemt het, bijvoorbeeld '12 facturen, 3 domeinen, 240 urenregistraties', biedt Archiveren als hoofdknop aan en houdt Naar de prullenbak uitgeschakeld met de reden in getallen. Taken, koppelingen met contactpersonen en documenten gaan mee, en contactmomenten blijven losgekoppeld bewaard. Een verwijderde klant meldt zich met een knop om het ongedaan te maken, de klantenlijst toont 'Prullenbak (n)' zolang er iets in staat, en onder Instellingen → Prullenbak zet je terug of verwijder je definitief. Een klant in de prullenbak houdt zijn klantnummer.

Wie welke klanten ziet, en een spoor dat blijft

Niet iedereen hoeft elke klant te zien. Onder Instellingen → Klantgroepen maak je groepen klanten en vink je aan welke teamleden ertoe beperkt zijn; zo'n lid ziet alleen die klanten, overal in het product, tot in de tellingen boven de lijst, de contactpersonen, de websites en het activiteitenspoor. Een lid zonder groepen ziet alles, en eigenaren worden nooit beperkt. Mist er een gegeven zoals een segment of een regiocode, dan definieer je onder Instellingen → Aangepaste velden je eigen getypeerde velden, desgewenst verplicht, en ze verschijnen vanzelf in het formulier, op het dossier en als kolom in de lijst. Onderaan elk dossier staat de activiteit: wie wat wanneer wijzigde, met de wijziging erbij, bewaard ook nadat de collega is vertrokken, en met de naam van wie er namens iemand anders inlogde. Wie klanten mag zien, aanmaken of bewerken bepaal je fijnmazig per rol onder Instellingen → Rollen.